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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。畜産農業においては、現場スタッフや農場管理者、さらには関連業者(飼料供給業者や獣医師など)との迅速な情報共有が求められます。ビジネスチャットは、これらの関係者間でのコミュニケーションを円滑にするための強力なツールです。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。畜産農業の現場では、緊急時の対応や迅速な情報共有が重要です。例えば、動物の健康状態に問題が生じた際、チャットを利用することで迅速に対応策を共有し、迅速なアクションを取ることが可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。畜産農業では、飼料管理、動物の健康管理、設備のメンテナンスなど多岐にわたる業務があります。これらを一元管理できることで、情報の漏れや遅延を防ぎ、効率的な業務運営が実現します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、新しい飼料の導入や新しい動物の健康管理方法についてのディスカッションなど、特定の話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。畜産農業においては、現場での迅速な対応が求められるため、チャットの使いどころを明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。畜産農業では、緊急時の一斉通知などが必要な場合があり、その際にはメールとの併用が考えられます。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。畜産農業では、業者との契約や重要な連絡事項など、記録が必要なコミュニケーションはメールを利用する方が適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。そのため、グループウェアタイプは制限がある傾向があります。畜産農業では、現場での迅速な対応が求められるため、連携バリエーションが豊富なチャット特化型が適していることが多いです。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。畜産農業では、外部の業者や専門家との連携が重要なため、ゲスト参加型の方が情報整理がしやすく便利です。

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他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。畜産農業では、遠隔地にいる専門家との会議やトレーニングが頻繁に行われるため、この連携が非常に有用です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。畜産農業では、定期的な作業や緊急対応が多いため、タスク管理との連携が業務の効率化に大いに役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。畜産農業では、設備投資や大規模な作業の承認プロセスがスムーズになります。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。畜産農業では、シフト制の管理が重要であり、迅速な勤怠管理が可能になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。畜産農業では、日常的な経費の管理が必要であり、迅速な経費精算が可能になります。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。畜産農業では、現場での疑問や問題解決に迅速に対応できるため、効率的な業務運営が可能になります。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。畜産農業では、業者や顧客の訪問が多いため、効率的な受付管理が可能になります

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