養蚕農業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。養蚕農業の現場では、従業員やパートナーとの迅速なコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットを導入することで、例えば蚕の健康状態や生産状況をリアルタイムで共有することができ、問題が発生した際にも迅速に対応可能です。また、アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。養蚕農業では、迅速な対応が求められる場面が多々あります。例えば、蚕が病気にかかった場合や、天候の変化に対する対応策をすぐに共有することで、損失を最小限に抑えることができます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。養蚕農業では、複数の業務が同時進行することが多いため、情報の一元管理は大きなメリットです。例えば、餌の供給状況、温度や湿度の管理、出荷準備などの情報を一箇所で管理することで、効率的な業務運営が可能になります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。養蚕農業では、専門的な知識が求められる場面が多く、特定の問題に対する解決策を持つ従業員やパートナーを迅速に見つけることが重要です。例えば、蚕の病気に関する情報を共有するチャットルームを作成し、問題解決に向けたコミュニケーションを効率化することができます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的なコミュニケーションが求められる養蚕農業の取引先とのやり取りでは、チャットが馴染まない場合があります。また、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、養蚕農業の生産者が一斉に情報を共有する必要がある場合、メールの方が効率的です。1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。養蚕農業の取引先との契約書や重要な連絡事項は、メールや他の正式な手段で行う方が賢明です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。養蚕農業の現場では、迅速な情報共有が求められるため、チャットに特化したタイプが適しているかもしれません。これにより、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。そのため、グループウェアタイプは制限がある傾向があります。
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社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。養蚕農業では、取引先や協力農家との連携が重要です。以下の2つのパターンがあります。 **トークルーム作成型:** 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 **ゲスト参加型:** 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
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他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。養蚕農業の現場では、以下のシステム連携が特に有用です。 **web会議システム:** web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 **タスク管理ツール:** タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 **ワークフローシステム:** 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。 **勤怠管理システム:** 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。 **経費精算システム:** 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット:** ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 **メールソフト:** メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 **受付システム:** 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます
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