製薪・木炭業向けのビジネスチャット（シェア上位）
ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。製薪・木炭業においても、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、製薪や木炭の生産プロセスに関わる全てのステークホルダーが効果的にコミュニケーションを取ることができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
製薪・木炭業においても、ビジネスチャットはメールと比較してコミュニケーションのスピードを大幅に向上させます。例えば、緊急の生産指示や出荷情報の変更など、即時対応が必要な場合でも、チャットを使えば迅速に情報共有が可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、現場スタッフとの連携もスムーズに行えます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、製薪・木炭業における業務連絡や通知を一箇所に集約できます。これにより、生産スケジュール、在庫管理、出荷情報など、必要な情報をビジネスチャットだけで確認できるため、効率的な業務運営が可能となります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。製薪木炭業では、特定の生産課題や市場動向に関するディスカッションを通じて、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、製薪・木炭業のような伝統的な業界では、儀礼的なコミュニケーションが重要な場合もあるため、チャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されて真価を発揮できないケースもありますので、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、製薪や木炭の生産に関わる全スタッフに一斉に連絡を取る場合、メールのBCC機能が有用ですが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る手間が生じることがあります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、契約書や正式な取引情報など、記録として残すべきフォーマルなコミュニケーションには不向きです。製薪木炭業においても、正式な取引や契約に関するやり取りはメールや他の記録手段を併用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。製薪・木炭業においては、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型が生産管理や在庫管理との連携に有利です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、業務全体の統合管理が容易になります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。製薪・木炭業では、取引先や顧客とのコミュニケーションも重要となるため、以下の2つのパターンのいずれかに対応している製品を選ぶと良いでしょう。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。この方式は、製薪・木炭の生産プロジェクトごとにトークルームを作成し、関係者全員が一箇所で情報を共有できます。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。製薪・木炭業においても、以下の連携が特に有用です。 ・web会議システム 生産会議や取引先との打ち合わせをスムーズに行うため、web会議の通知がチャットに届き、そこから直接参加できます。 ・タスク管理ツール 生産スケジュールや納期管理を効率化するため、タスクの開始や期限の通知がチャットに届きます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。例えば、新しい生産プロセスの導入や在庫補充の承認などが迅速に行えます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあり、現場スタッフの勤怠管理が簡便になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。例えば、製薪用機材の購入費用の承認などが迅速に行えます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、過去の会話や共有ファイルの参照もスムーズです。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。製薪・木炭業では、重要な取引先からのメールを見逃さずに確認できます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。製薪・木炭業の工場や事務所に訪れる取引先や顧客の対応をスムーズに行うことができます。 以上のポイントを踏まえ、製薪・木炭業に最適なビジネスチャットツールを選ぶことで、業務効率を向上させることができます
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