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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に石炭・亜炭鉱業においては、現場と本社、さらには取引先や規制当局との迅速で正確なコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットのアカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。石炭・亜炭鉱業の現場では、迅速な対応が求められる場面が多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。石炭・亜炭鉱業では、現場の状況報告や安全情報、規制変更など多岐にわたる情報が飛び交うため、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能になることは大きな利点です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、石炭亜炭鉱業の安全管理に関する情報や新技術の導入に関するディスカッションが容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、石炭・亜炭鉱業のように伝統的な業界では、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、石炭・亜炭鉱業の現場で多くの作業員に一斉に連絡を取りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。石炭亜炭鉱業では、契約や法的なやり取りが多いため、これらはメールで行う方が適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。石炭・亜炭鉱業では、現場とのリアルタイムな連携が求められるため、チャットに特化したタイプが適しています。一方、業務の多様性からグループウェアタイプを選ぶことで、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。石炭・亜炭鉱業では、規制当局や取引先とのコミュニケーションが頻繁に発生するため、以下の2つのパターンのどちらかに対応している製品が望ましいです。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。石炭・亜炭鉱業では、以下のようなツールとの連携が特に有効です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。 石炭・亜炭鉱業においては、これらの連携機能を活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます

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