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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に非金属鉱業のような現場作業や広範なフィールドワークが多い業界では、リアルタイムでの情報共有が重要です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これは、非金属鉱業のプロジェクトごとに異なるメンバーが関与する場合に便利です。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。非金属鉱業では、現場での迅速な意思決定が求められるため、ビジネスチャットのスピードは非常に有利です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。非金属鉱業では、様々な部門や現場と連携が必要なため、情報の集約が特に重要です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。非金属鉱業のプロジェクトでは、特定の技術的な問題や現場の状況に関する情報を共有するため、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、非金属鉱業のように現場作業が多い業界では、メールでのフォーマルな連絡とチャットでの迅速なコミュニケーションの使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。非金属鉱業のような大規模なプロジェクトでは、この点に留意が必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。非金属鉱業の契約や法的文書のやり取りには、メールを利用することをお勧めします。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。非金属鉱業では、現場での迅速な連絡が求められるため、チャットに特化したタイプが適している場合が多いです。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。非金属鉱業のプロジェクトでは、サプライヤーや外部コンサルタントとの連絡が必要な場合が多いため、以下の2つのパターンのどちらかが適しています。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。非金属鉱業では、特に以下の連携が有用です。 ・web会議システム 現場とオフィス間でのリアルタイムなコミュニケーションが可能になります。 ・タスク管理ツール プロジェクトの進捗をリアルタイムで把握できます。 ・ワークフローシステム 承認プロセスを迅速化し、業務効率を向上させます。 ・勤怠管理システム 現場スタッフの勤怠管理が容易になります。 ・経費精算システム 経費の申請・承認が迅速に行えます。 ・チャットボット 現場作業の問い合わせ対応がスムーズになります。 ・メールソフト 重要な連絡を一元管理できます。 ・受付システム 来客対応が効率化されます。 以上のポイントを考慮して、非金属鉱業に適したビジネスチャットツールを選定することをお勧めします

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