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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に食料品製造業では、原材料の仕入れ、生産計画、品質管理、出荷など多岐にわたる業務が存在し、効率的なコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットは、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。食料品製造業では、現場での迅速な対応が求められるため、チャットを使うことで、原材料の不足や機械の故障など緊急の問題に対して迅速に対応できるようになります。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。食料品製造業では、製造スケジュール、品質管理報告、出荷状況など、多岐にわたる情報を一元管理することが重要です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。食料品製造業では、特定の製品ラインやプロジェクトに関するコミュニケーションを行うことで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、食料品製造業では、品質管理や規制対応などのフォーマルな連絡が多いため、これらとチャットの使い分けを明確にする必要があります。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。食料品製造業では、シフト変更や緊急連絡など、全員に一斉に伝える必要がある場合、メールの方が適していることがあります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。食料品製造業では、取引先や規制当局とのやりとりが重要なため、こうした用途にはメールを利用することが適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。食料品製造業では、製造管理システムや品質管理ツールとの連携が求められるため、これらのツールとスムーズに連携できるかを確認することが重要です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。食料品製造業では、取引先やサプライヤーとの連絡も多いため、以下の2つのパターンのどちらが適しているかを考慮することが重要です。 **トークルーム作成型**：LINEやChatworkなど **ゲスト参加型**：Microsoft Teams、Slackなど

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。食料品製造業において特に有用なシステム連携は以下の通りです。 **web会議システム**：製品開発会議や品質管理会議に利用 **タスク管理ツール**：製造スケジュールや品質管理タスクの管理 **ワークフローシステム**：製造ラインの変更や承認フロー **勤怠管理システム**：シフト管理や労務管理 **経費精算システム**：製造コストの管理 **チャットボット**：製造工程のFAQや自動応答 **メールソフト**：重要な取引先との連絡を一元管理 **受付システム**：来客通知や訪問者の管理 これらのポイントを考慮することで、食料品製造業に最適なビジネスチャットツールを選ぶことができます

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