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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。水産食料品製造業においては、製造ラインの現場と管理部門、営業部門などの間での迅速な情報共有が不可欠です。アカウント管理機能により、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。特に、生産計画の変更や品質管理に関する緊急連絡が必要な場面で役立ちます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。水産食料品製造業では、急な生産ラインの変更やトラブル対応が求められることが多く、迅速なコミュニケーションが求められます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、現場とオフィス間でのスムーズなやり取りが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。特に、水産食料品製造業では、品質管理システムや在庫管理システムと連携することで、各部署が必要な情報をチャットで一元管理できます。これにより、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。水産食料品製造業では、新しい製品の開発プロジェクトや品質改善に関するディスカッションが頻繁に行われるため、話題ごとにメッセージが集約されることで情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。水産食料品製造業では、顧客とのフォーマルなやり取りや規制当局への報告にはメールが適していますが、日常の業務連絡や緊急対応にはビジネスチャットが適しています。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。水産食料品製造業では、全従業員への一斉連絡が必要な場合、メールのBCC機能を使って一度に送信することが適していますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。水産食料品製造業では、品質保証や法規制に関する重要な連絡にはメールを使うことが適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。水産食料品製造業では、生産管理システムや品質管理ツールと連携する必要があるため、連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。一方、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるグループウェアタイプも選択肢として考えられます。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。水産食料品製造業では、原材料の仕入先や販売先とのやり取りが頻繁に行われるため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品が重要です。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。水産食料品製造業では、以下のカテゴリとの連携が特に有効です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。特に、遠隔地の漁場や加工場との連絡に便利です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。生産スケジュールや出荷計画の管理に役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。特に、品質管理や生産計画の変更に関する承認プロセスがスムーズになります。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。シフト管理や労働時間の確認が容易になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。出張費や経費の管理が効率化されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。特に、重要な連絡をメールで行い、日常連絡をチャットで行うケースで有効です。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来訪者の対応が迅速になります

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