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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。保存食料製造業では、製造プロセスの効率化や品質管理、在庫管理など多くの部門が連携する必要があるため、ビジネスチャットを活用することでコミュニケーションの円滑化を図ることができます。例えば、アカウント管理機能により、アクセス権限の設定や特定のプロジェクトメンバー同士でメッセージの交換を行うことが可能です。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。保存食料製造業では、製品の品質管理や製造ラインのトラブル対応など、迅速なコミュニケーションが求められる場面が多いため、ビジネスチャットの導入は大きなメリットとなります。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。保存食料製造業では、製造スケジュール、品質検査結果、在庫状況など多岐にわたる情報を一元管理することで、効率的な業務運営が可能になります。各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認することができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。保存食料製造業では、特定の製造ラインや製品に関する情報を共有する場合、話題ごとにメッセージが集約されることで情報の検索が容易になります。また、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になるため、問題解決のスピードが向上します。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。保存食料製造業では、製品の品質保証書や検査報告書など、フォーマルな書類のやり取りが必要な場面も多いです。そのため、メールとビジネスチャットの使い分けを明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。保存食料製造業では、多数の従業員や部門を跨いだ連絡が必要となる場合があります。例えば、品質管理部門から製造部門全体に通知を送る場合、メールの方が適していることがあります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。保存食料製造業では、取引先や規制当局とのやり取りが必要な場合もあるため、こうした場合にはメールを活用する方が適切です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。保存食料製造業では、製造スケジュールや品質管理、在庫管理など多岐にわたる業務があるため、グループウェアタイプのツールが有効です。一方で、他ツールとの連携が豊富なチャット特化型も業務効率化に貢献します。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。保存食料製造業では、取引先やサプライヤーとのコミュニケーションが重要であり、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。以下の2つのパターンがありますが、両方に対応している製品もおすすめです。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。保存食料製造業では、以下のようなツールとの連携が特に有効です。 ・web会議システム 製品開発会議や品質管理会議など、重要な会議の通知がチャットに届くことで、スムーズな参加が可能になります。 ・タスク管理ツール 製造ラインのタスクや品質管理タスクの進捗状況がチャットに通知されることで、担当者のリマインダーとして機能します。 ・ワークフローシステム 品質検査結果の承認や製造スケジュールの決済通知がチャットに届くことで、迅速な対応が可能になります。 ・勤怠管理システム 製造現場のシフト管理や勤務時間の打刻がチャットから行えるため、効率的な勤怠管理が実現します。 ・経費精算システム 出張費や原材料費の経費精算申請がチャットで通知され、承認フローがスムーズに進行します。 ・チャットボット 製造プロセスに関する問い合わせやトラブルシューティングをチャットボットで対応することで、現場の効率化が図れます。 ・メールソフト 重要な取引先からのメール通知がチャットで受け取れるため、重要な連絡を見逃すことがありません。 ・受付システム 訪問者の通知がチャットに届くことで、受付業務の効率化が図れます。特に工場見学や取引先の視察など、訪問者の対応が多い場合に有効です。 保存食料製造業においてビジネスチャットを導入する際は、業務プロセスに適したツールを選び、適切に活用することで、業務効率化とコミュニケーションの円滑化を実現できます

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