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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。調味料製造業においても、製造ラインの運営や品質管理、サプライチェーンの管理など多岐にわたる業務が存在します。ビジネスチャットを導入することで、これらの業務に関する情報を迅速かつ効率的に共有でき、生産性向上に寄与します。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。調味料製造業においても、製造現場での急なトラブルや品質管理の問題が発生した際に、迅速な対応が求められます。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。調味料製造業では、製造計画や在庫管理、品質管理など多くの情報が必要となるため、それらを一元管理できる点が非常に有用です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。調味料製造業では、新製品の開発や品質改善に関する議論が頻繁に行われるため、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になることが大きなメリットです。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、調味料製造業では、取引先やサプライヤーとのフォーマルなやりとりはメールで、内部の迅速な連絡はチャットでという使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、製造ライン全体に対して一斉に連絡を取りたい場合、メールの方が効率的です。チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。調味料製造業においても、品質に関する正式な報告や取引先との契約に関するやり取りはメールを使用すべきです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。調味料製造業では、製造現場からのリアルタイムな情報共有が重要となるため、チャットに特化したタイプが有効です。一方で、決済やタスク管理も一元化したい場合は、グループウェアタイプが適しているでしょう。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。調味料製造業では、原材料のサプライヤーや販売業者との連携が必要です。以下の2つのパターンがあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。調味料製造業では、以下の連携が特に有用です。 web会議システム タスク管理ツール ワークフローシステム 勤怠管理システム 経費精算システム チャットボット メールソフト 受付システム これらのシステム連携により、製造工程の管理や品質管理、従業員の勤怠管理などが効率化されます

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