ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。糖類製造業においても、原材料の供給状況や生産ラインの稼動状況、品質管理の情報などを迅速かつ正確に共有するために、ビジネスチャットの導入が有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。糖類製造業では、原材料の供給状況や生産ラインのトラブルなど、迅速な情報共有が求められる場面が多く、ビジネスチャットを活用することでコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。糖類製造業では、生産管理システムや品質管理システムと連携し、重要な通知やアラートをビジネスチャットで一元管理することで、迅速な対応が可能となります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。糖類製造業では、製造プロセスや品質管理に関する特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが重要です。特定の知識を持つ従業員を探し出すことも容易になり、問題解決のスピードが向上します。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。糖類製造業のような製造業では、正式な記録としてメールを使い、迅速な連絡や日常的なコミュニケーションにはチャットを使うといった使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。糖類製造業では、全社的な連絡や大規模な発表にはメールを使用し、部門やプロジェクト単位の連絡にはチャットを利用することで、効率的な情報共有が実現します。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。糖類製造業では、契約や仕様変更などの重要なコミュニケーションはメールで行い、日常の運用やトラブル対応はチャットで行うといった使い分けが必要です。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。糖類製造業では、他の生産管理システムや品質管理システムとの連携を重視する場合、チャットに特化したタイプが適しています。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。糖類製造業では、原材料の供給業者や顧客との連絡が頻繁に発生するため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。糖類製造業では、以下のシステムとの連携が特に有用です。 web会議システム 生産ラインのトラブルや品質問題など、緊急の会議が必要な場合、ビジネスチャットとweb会議システムの連携により、迅速に会議を開始できます。 タスク管理ツール 製造工程の進捗や品質管理のタスクを管理し、期限や進捗状況をチャットで通知することで、作業効率が向上します。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。糖類製造業では、品質管理の承認プロセスや生産計画の変更など、迅速な承認が求められる場面で役立ちます。 勤怠管理システム 従業員の勤怠状況をチャットで管理し、打刻や勤務時間の確認が迅速に行えます。シフト制で働く製造現場では特に有効です。 経費精算システム 生産に関連する経費の申請や承認をチャットで行うことで、経費管理が効率化されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。糖類製造業では、製造プロセスや品質管理に関するFAQをチャットボットで対応することで、業務効率が向上します。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することで、一元管理が可能です。重要な連絡はメールで行い、日常的な連絡はチャットで行うといった使い分けがしやすくなります。 受付システム 来客通知がチャットに届き、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。糖類製造業の工場など、訪問者が多い現場では、来客の対応がスムーズになります。 ビジネスチャットの導入を検討する際は、糖類製造業の特性に合わせた使い方を考慮し、適切なツールを選びましょう
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