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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に精穀製粉業では、製造過程や品質管理、物流の連携など、細かなコミュニケーションが求められます。ビジネスチャットは、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、精穀製粉業におけるプロジェクト管理やチーム間の連携がスムーズに行えます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。精穀製粉業では、迅速な対応が求められる場面が多いので、スタンプや簡潔な返信などのカジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットは特に有効です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。精穀製粉業では、製造ラインからの報告や物流のスケジュール、品質管理の通知など、多岐にわたる情報が必要です。ビジネスチャットを利用することで、これらの情報を一元的に管理し、確認が容易になります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。精穀製粉業においては、特定の品質問題や供給チェーンの障害についてのディスカッションが即座に行えるため、問題解決が迅速に行えます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットにはそれぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。精穀製粉業では、フォーマルな連絡にはメールを、日常的な業務連絡や迅速な対応が求められる場面ではビジネスチャットを使い分ける必要があります。

大人数への連絡

ビジネスチャットは特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。精穀製粉業においても、全社的な連絡や重要な通知はメールで行い、日常的な業務連絡や小規模なプロジェクトの連絡にはチャットを活用することが推奨されます。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。精穀製粉業においても、契約関連や品質証明などの重要な連絡はメールを使用し、日常的な連絡にはチャットを使うと良いでしょう。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。精穀製粉業では、他ツールとの連携が重要であるため、チャットに特化したタイプが有効です。例えば、製造ラインのモニタリングシステムや品質管理ソフトとの連携ができるチャットツールを選ぶと良いでしょう。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。精穀製粉業では、取引先や物流業者との連携が重要です。以下の2つのパターンに対応している製品を選ぶと良いでしょう。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。例えば、取引先と共同でプロジェクトを進める際に便利です。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいです。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。精穀製粉業においては、以下の連携が特に有効です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もあります。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。製造ラインのメンテナンススケジュールや品質管理タスクの管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。品質管理や製造プロセスの承認作業がスムーズに行えます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。現場スタッフの勤怠管理が容易になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。経費管理が効率化されます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。製造ラインのトラブルシューティングや品質管理の問い合わせに活用できます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者の管理がスムーズに行えます

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