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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。動植物油脂製造業のような製造業界では、製造プロセスの管理や品質管理、サプライチェーンの連携が重要です。ビジネスチャットを活用することで、リアルタイムで情報を共有し、迅速な意思決定が可能となります。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。動植物油脂製造業では、緊急対応が必要な場合や迅速な指示が求められる場面が多く、ビジネスチャットを利用することで、コミュニケーションのスピードを大幅に向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。動植物油脂製造業では、品質管理データや在庫情報、納期の確認など、多岐にわたる情報を一元管理することで、業務効率が向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。動植物油脂製造業では、特定の製造プロセスや品質問題に関する情報を集約し、迅速に対応することが求められます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、動植物油脂製造業では、フォーマルな文書や報告書はメールで、日常的な業務連絡や緊急対応はビジネスチャットで行うといった使い分けが必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。動植物油脂製造業では、全社員に一斉に連絡を取る場合や、業務指示を複数のチームに同時に伝える場合には、メールや他の手段を併用することが望ましいです。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。動植物油脂製造業では、取引先や規制当局とのコミュニケーションにはメールを利用し、チャットは主に社内での迅速な情報共有に使用すると良いでしょう。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。動植物油脂製造業では、品質管理や製造プロセスの管理、サプライチェーンの連携など多岐にわたる業務があるため、グループウェアタイプで一元管理することが効率的な場合もあります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。動植物油脂製造業では、取引先やサプライヤーとの連携が重要であるため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。動植物油脂製造業においては、製造管理システムや品質管理システム、在庫管理システムと連携することで、リアルタイムでの情報共有が可能となります。 **web会議システム** web会議の開始通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。例えば、品質問題が発生した際に即座に関係者を招集して対応策を協議することが可能です。 **タスク管理ツール** タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。製造工程の進捗管理や品質管理タスクのリマインダーとして有効です。 **ワークフローシステム** 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。特に、製造プロセスの変更や新しい材料の承認など迅速な承認が必要な場合に役立ちます。 **勤怠管理システム** 勤怠に関する通知がチャットに届きます。シフト管理や残業申請など、労務管理を効率化することができます。 **経費精算システム** 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。製造現場での経費管理をスムーズに行うことができます。 **チャットボット** ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。製造現場でのトラブルシューティングやFAQの対応に有効です。 **メールソフト** メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。重要な連絡を見逃さないように、コミュニケーションを一元管理することができます。 **受付システム** 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあり、取次ぎの手間を省くことができます

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