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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。清涼飲料製造業においては、製造ラインのリアルタイムの状況共有や、品質管理チームとの迅速なコミュニケーションが求められることが多いため、ビジネスチャットの導入は特に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。清涼飲料製造業では、製造ラインのトラブルや品質問題が発生した際に、迅速な対応が必要です。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、清涼飲料製造業の現場でも簡単に情報を確認することができます。各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。清涼飲料製造業では、新製品の開発やマーケティング戦略など、部門横断的なコミュニケーションが求められることが多いため、非常に有効です。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、清涼飲料製造業では品質管理や取引先とのフォーマルなやり取りが多く、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、製造ライン全体や複数の工場に一斉に連絡を送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。清涼飲料製造業では、品質に関する記録や取引先との契約内容など、変更不可の記録が求められる場合が多いため、この点に留意が必要です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。清涼飲料製造業では、製造ラインの管理、品質管理、マーケティング部門など、多岐にわたる業務があるため、グループウェアタイプのほうが一元管理しやすいかもしれません。一方で、チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。清涼飲料製造業では、取引先やサプライヤーとの迅速なコミュニケーションが求められるため、この機能は非常に重要です。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。清涼飲料製造業では、以下のような他カテゴリとのシステム連携が特に有効です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。製造スケジュール管理や新製品開発プロジェクトで役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。品質管理プロセスの迅速化に寄与します。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。多忙な現場での時間管理に便利です。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。出張や営業活動の多い部門での利用が考えられます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます

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