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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。製氷業においても、製造工程の管理、出荷スケジュールの調整、クライアントとの連絡など、多岐にわたる業務でのコミュニケーションがスムーズに行えます。アカウント管理機能を活用することで、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

製氷業では、迅速な対応が求められるシーンが多々あります。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えることができるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。製氷業では、製造計画、在庫管理、配送スケジュールなど多くの情報が飛び交いますが、ビジネスチャットを活用することで、必要な情報を簡単に確認できるようになります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。製氷業では、特定の製品やクライアントに関する話題ごとにメッセージを集約し、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

ビジネスチャットとメールにはそれぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。製氷業の特性に合わせて、儀礼的な連絡はメール、迅速な連絡はチャットといった使い分けを明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。製氷業のように、多くの従業員が関わる業務では、大人数への一斉連絡が必要な場面がありますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があるため、適切なツールの使い分けが求められます。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。製氷業でも、契約や重要な取引に関する連絡はメールを利用するなど、用途に応じた適切なツールの選択が必要です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。製氷業では、生産管理やスケジュール調整が重要となるため、他ツールとの連携が豊富なチャットに特化したタイプが適しています。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、総合的な業務管理には便利です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。製氷業では、クライアントやサプライヤーとの連絡が重要となるため、社外とのやり取りがスムーズに行える製品を選ぶことがポイントです。また、以下の2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。製氷業では以下の連携が特に有効です。 web会議システム 製氷業のクライアントやサプライヤーとの会議をスムーズに進行できます。 タスク管理ツール 製造スケジュールや出荷タスクの管理が容易になります。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な対応が可能です。 勤怠管理システム シフト制の製氷工場において、勤怠管理が効率化されます。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット ビジネスチャット上で各種問い合わせに対応したり、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。 受付システム 来客通知がチャットに届き、訪問者の待ち時間を短縮できます

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