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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に飼料・肥料製造業においては、複数の製造ラインや現場スタッフとのリアルタイムな情報共有が不可欠です。アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、製造プロセスの効率化や品質管理の改善が期待されます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。飼料・肥料製造業では、製造過程での迅速な対応が求められる場面が多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。特に飼料・肥料製造業では、原料の在庫管理や製造ラインの状況報告など、複数の情報源を一元管理することが業務効率を大幅に向上させます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、新しい製品の開発に関する情報や、設備のトラブルシューティングに関する情報を一つのトークルームに集約することで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。飼料・肥料製造業では、品質管理や規制遵守に関するフォーマルな連絡にはメールを、日常の業務連絡にはチャットを使うなどの使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。飼料・肥料製造業では、全社員への重要なお知らせや緊急連絡にはメールを利用することが望ましいです。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。規制対応や契約に関するやり取りには、メールの方が適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。飼料・肥料製造業では、製造スケジュールの管理や品質管理のための情報共有が重要であり、これらの機能を持つグループウェアタイプが適している場合もあります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。飼料・肥料製造業では、サプライヤーや顧客とのリアルタイムな情報交換が求められる場面で有効です。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。これにより、プロジェクトごとの情報管理が容易になります。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。飼料・肥料製造業では、製造ラインのスケジュール管理やタスクの進捗管理が重要です。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあります。製造プロセスにおける承認フローの効率化に寄与します。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。シフト管理や労働時間の管理が容易になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。これにより、経費管理がスムーズになります。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。飼料・肥料製造業では、製造レポートや品質データの迅速な検索が可能となります。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。飼料・肥料製造業の現場では、訪問者の管理がスムーズになります

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