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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に製糸業においては、工場や製造ラインの従業員とオフィススタッフ、さらにはサプライチェーンパートナーとの迅速な情報共有が求められます。ビジネスチャットを利用することで、アカウント管理機能を通じてアクセス権限の設定やグループの作成が可能となり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができるため、製糸業のような特化した業務でも効果的に活用できます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

製糸業では、迅速な意思決定が生産効率に直結します。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。例えば、機械のトラブルや原材料の調達に関する緊急連絡が必要な場合、スピーディな対応が可能になります。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。製糸業の現場では、品質管理や生産スケジュール、在庫管理など多岐にわたる情報が必要です。これらの情報をビジネスチャットだけで確認できるようにすることで、各部署間の連携がスムーズになります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。製糸業では、特定のプロジェクトや生産ラインに関する情報共有が頻繁に行われます。話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ従業員を迅速に見つけることができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。製糸業のような伝統的な業界では、特に儀礼的なコミュニケーションが重視されることがあるため、チャットが馴染まない部署もあるかもしれません。そのため、適切な使い分けを徹底することが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。製糸業の工場やオフィスでは、多くの従業員に一斉に情報を共有する必要があるため、メールとの併用が考えられます。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。製糸業の取引先やサプライヤーとの正式な連絡には、メールを利用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。製糸業では、他ツールとの連携が重要になることが多いため、チャットに特化したタイプが推奨されますが、総合的な業務管理を行う場合はグループウェアタイプも視野に入れると良いでしょう。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。製糸業では、サプライヤーや取引先との頻繁な連絡が必要なため、社外とのやりとりが容易な製品を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。製糸業のプロジェクトや特定のサプライヤーとの連絡に便利です。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントを切り替える必要があります。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。製糸業においても、以下の連携が特に有用です。 web会議システム リモート会議や品質検討会議などに利用できます。 タスク管理ツール 生産スケジュールや品質管理のタスクをチャットで管理できます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。迅速な意思決定が可能になります。 勤怠管理システム シフト管理や勤怠報告をチャットで行えます。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット 業務に関する問い合わせ対応や、過去の生産データの参照がスムーズに行えます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。重要な連絡を逃さずに確認できます。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者の対応が迅速に行えます。 製糸業におけるビジネスチャットの導入は、業務効率の向上と迅速な意思決定に大きく貢献します。適切なツールを選び、効果的に運用することで、競争力を高めることができるでしょう

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