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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。ねん糸製造業においても、工程管理や品質管理、顧客との連絡など多岐にわたるコミュニケーションの効率化を図ることができます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。ねん糸製造業では、現場との迅速な情報共有が求められることが多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットは、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、ねん糸製造業においては、品質管理システムや生産管理システムと連携することで、品質異常や生産スケジュールの変更などを迅速に把握することができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。ねん糸製造業では、製品の不具合や改善点について話し合う際に、特定の話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。ねん糸製造業では、特にフォーマルな連絡や取引先とのやりとりにメールを使用し、日常的な業務連絡や現場との迅速なコミュニケーションにはチャットを使用するなど、使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。ねん糸製造業では、全社一斉連絡や特定の部門全体への連絡が必要な場合、メールや他の一斉通知ツールを併用することが推奨されます。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特にねん糸製造業では、取引先との契約や重要なやり取りはメールや文書で行うことが重要です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。ねん糸製造業では、工程管理や品質管理と連携しやすいチャットに特化したタイプが適していることが多いです。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、部門間の連携を強化したい場合には有効です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。ねん糸製造業では、取引先や顧客との迅速なコミュニケーションが求められるため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。ねん糸製造業では、以下のツールとの連携が特に有効です。 **web会議システム**: 生産ラインのトラブルシューティングや顧客との打ち合わせに使用できます。 **タスク管理ツール**: 生産計画や品質管理のタスクを効率的に管理できます。 **ワークフローシステム**: 承認フローを迅速に行うために使用できます。 **勤怠管理システム**: 従業員の勤怠を効率的に管理し、作業スケジュールを最適化できます。 **経費精算システム**: 出張などの経費を迅速に精算できます。 **チャットボット**: よくある質問やマニュアルの検索を効率化し、生産現場のサポートに役立ちます。 **メールソフト**: 重要な連絡を一元管理できます。 **受付システム**: 来客対応を効率化し、訪問者の待ち時間を短縮できます。 これらの連携機能を活用することで、ねん糸製造業の業務効率を大幅に向上させることができます

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