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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。織物業においても、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、デザイン部門、製造部門、販売部門など異なる部署間でのシームレスなコミュニケーションが実現します。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。織物業では、デザインや製造の進捗状況を迅速に共有する必要があるため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットが非常に有効です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。織物業界では、デザインソフトや在庫管理システムと連携させることで、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。織物業では、特定の布地の品質や新しいデザインについての話題が頻繁に発生します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ職人やデザイナーを探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。織物業では、特に取引先や顧客との公式な連絡はメールを用い、社内の迅速な連絡や非公式なやりとりはビジネスチャットを活用するなどのルールを明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。織物業の製造部門など、多人数に対して一斉に連絡を行いたい場合、メールのBCC機能を利用するなどの工夫が必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。織物業での正式な契約や取引に関する連絡には、メールを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。織物業では、デザインソフトや生産管理システムとの連携が重要なため、チャットに特化したタイプが適していることが多いです。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。織物業では、取引先やデザイナーとのやり取りが頻繁に発生するため、社外とのやり取りができる製品が望ましいです。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。織物業では、以下のようなツールと連携することが考えられます。 web会議システム デザインの打ち合わせや製造の進捗確認などに役立ちます。 タスク管理ツール プロジェクトの進行状況や納期管理に役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 勤怠管理システム 従業員の出退勤管理が容易になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応します。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者の待ち時間を短縮できます。 織物業におけるビジネスチャットの導入は、コミュニケーションのスピードアップや業務連絡の集約など、多くのメリットがあります。しかし、導入に際してはメールとの使い分けや大人数への連絡方法など、注意点もあります。適切なビジネスチャットツールを選ぶことで、業務効率の向上を図ることができます

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