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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。ニット製造業においても、アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。例えば、新しいデザインの開発や生産スケジュールの調整、取引先との連絡など、様々なシチュエーションで活用できます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。ニット製造業では、デザイン変更や生産ラインの調整など、迅速な対応が求められるシーンが多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、生産管理システムや在庫管理システムと連携することで、生産状況や在庫の変動をリアルタイムで把握することができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。ニット製造業の現場では、デザインの改善案や生産プロセスの効率化に関するディスカッションが必要な場合、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、伝統的なコミュニケーション手段を好むニット製造業の一部の部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全工場の従業員に一斉に通知を送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に、契約内容や重要な連絡に関しては、メールを利用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。ニット製造業では、特に生産管理やデザイン共有などのニーズが多いため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適している場合が多いです。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。例えば、取引先やクライアントとのデザイン確認や製品仕様の打ち合わせが頻繁に行われるニット製造業では、LINEやChatworkのようなトークルーム作成型、Microsoft TeamsやSlackのようなゲスト参加型の製品が適しています。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。特にニット製造業では、生産管理や在庫管理との連携が重要です。 **web会議システム**: デザイン会議や生産計画会議の開始通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 **タスク管理ツール**: 生産スケジュールやデザイン修正のタスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。生産計画の変更や新しいデザインの承認プロセスがスムーズに進行します。 **勤怠管理システム**: 勤怠に関する通知がチャットに届きます。シフトの変更や残業申請などがチャットから行えます。 **経費精算システム**: 出張費や材料費の経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 **チャットボット**: ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 **メールソフト**: メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。特に、取引先からの重要な連絡を見逃さないようにするための機能は、ニット製造業においても役立ちます。 **受付システム**: 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあり、取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます

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