ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。繊維雑品製造業では、製品開発から生産管理、品質保証まで多岐にわたる業務が存在し、多くの関係者が関与します。そのため、ビジネスチャットを導入することで、迅速かつ効率的なコミュニケーションが可能になり、業務のスムーズな進行が期待できます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。繊維雑品製造業では、迅速な意思決定と対応が求められる場面が多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットは、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。繊維雑品製造業においては、生産スケジュールや在庫管理、品質チェックなど多岐にわたる情報を一元化することで、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。繊維雑品製造業では、新製品の開発や品質管理など、特定のテーマに関するディスカッションが頻繁に行われるため、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、繊維雑品製造業のように、業務が多岐にわたる場合、チャットの利便性を最大限に活用する一方で、フォーマルな連絡や重要な通知にはメールを使うなど、使い分けを明確にすることが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。繊維雑品製造業のように、多くの部門やチームが存在する場合、一括での連絡が必要な場面ではメールの方が有効です。チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る手間がかかるため、BCC機能を活用したメール送信が適しています。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。繊維雑品製造業では、取引先や顧客との重要な連絡はメールで行うことで、記録を残し、トラブルを防ぐことが求められます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。繊維雑品製造業では、製品開発や生産管理など、多岐にわたる業務を効率化するために、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型が有効です。一方、内部業務の一元管理を重視する場合は、グループウェアタイプが適しています。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。繊維雑品製造業では、サプライヤーや取引先、顧客とのスムーズなやり取りが重要です。 トークルーム作成型:社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型:組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。繊維雑品製造業では、以下の連携が特に有効です。 **web会議システム**:製品開発会議や品質検討会をスムーズに実施。 **タスク管理ツール**:生産スケジュールや品質管理タスクを効率的に管理。 **ワークフローシステム**:承認プロセスを迅速化。 **勤怠管理システム**:従業員の出退勤管理。 **経費精算システム**:経費処理の効率化。 **チャットボット**:製品情報や品質データへの迅速なアクセス。 **メールソフト**:重要な連絡を見逃さない。 **受付システム**:来客対応の効率化。 これらのシステム連携を活用することで、繊維雑品製造業の業務効率を大幅に向上させることができます
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