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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務利用を目的としたコミュニケーションツールで、特に外衣製造業においてもその有用性が増しています。社内の情報共有や連絡手段として、さらには素材メーカーやデザイン会社などの社外パートナーとのコラボレーションにも活用できます。アカウント管理機能でアクセス権限を設定し、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージを交換することができるため、製造工程やデザイン変更などの機密情報を安全に管理することができます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

外衣製造業では、デザインの修正依頼や製造スケジュールの変更など、迅速な対応が求められます。ビジネスチャットを利用することで、メールと比較して挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、製造工程の進捗通知やデザインレビューのフィードバックなどを一箇所に集約できます。これにより、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

外衣製造業では、特定のデザインや製造プロセスに関する話題ごとにメッセージを集約することが重要です。チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能であり、これにより特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

外衣製造業においても、メールとビジネスチャットのそれぞれの向き不向きが存在します。特に、儀礼的な連絡やフォーマルな通知にはメールが適していますが、日常的な連絡や迅速な対応が必要な場合はビジネスチャットが有効です。相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがありますので、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、大規模なグループへの一括連絡には向いていない場合があります。例えば、新しいデザインの承認を全社員に求める場合、メールの方が適しているかもしれません。しかし、小規模なプロジェクトチーム内での迅速なコミュニケーションにはビジネスチャットが非常に有効です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには不向きです。製造契約や重要な取引に関する連絡は、メールや他のフォーマルな手段を用いることが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

外衣製造業においては、チャットに特化したタイプやグループウェアタイプの選択が重要です。例えば、デザイン部門と製造部門が円滑に情報共有できるよう、グループウェアタイプは一つのツールでメール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの機能を提供するため便利です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

外衣製造業では、素材メーカーやデザイン会社など社外パートナーとのやり取りが頻繁です。ビジネスチャットツールの中には、社外とのやり取りも可能な製品があります。トークルーム作成型やゲスト参加型の製品を選ぶことで、外部パートナーとのコミュニケーションが円滑になります。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

外衣製造業においても、他カテゴリのシステムと連携することで、各種通知を受け取ることができます。例えば、web会議システムとの連携でデザインレビューをスムーズに行ったり、タスク管理ツールとの連携で製造スケジュールを一元管理することが可能です。また、ワークフローシステムと連携することで、承認プロセスを迅速に行えます。 代表的な他カテゴリは以下の通りです： web会議システム タスク管理ツール ワークフローシステム 勤怠管理システム 経費精算システム チャットボット メールソフト 受付システム これらのシステムと連携することで、業務効率を大幅に向上させることができます

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