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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。帽子製造業においても、デザイナー、製造チーム、販売チームなど、各部門間での迅速なコミュニケーションが求められるため、ビジネスチャットの導入は非常に有益です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。帽子製造業では、デザインの変更や製造スケジュールの調整など、迅速な意思決定が求められる場面が多いため、ビジネスチャットの導入によりコミュニケーションのスピードが飛躍的に向上します。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。帽子製造業では、デザインデータの共有、製造進捗の報告、納期の確認など、多岐にわたる情報を一元管理することで、業務効率が大幅に向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。帽子製造業では、特定のデザインに関する議論や新しい素材の提案など、話題ごとにメッセージが集約されるため、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。帽子製造業においても、特にフォーマルな取引先との連絡はメールを使用し、日常的な業務連絡やチーム内のコミュニケーションにはビジネスチャットを使用するなど、用途に応じた使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。帽子製造業でも、大規模なイベントや全社連絡にはメールを使用し、日常的な連絡にはチャットを使うといった工夫が必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。帽子製造業でも、契約内容の確認や正式な取引条件の交渉など、重要なコミュニケーションはメールを使用することを推奨します。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。帽子製造業では、デザインデータの共有や製造スケジュールの管理など、多機能なグループウェアタイプが有効かもしれませんが、他ツールとの連携が重視される場合はチャットに特化したタイプも検討する価値があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。帽子製造業では、デザイン会社や素材メーカーとのコミュニケーションが頻繁に発生するため、社外とのやりとりが容易な製品を選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。帽子製造業では、特定のプロジェクトごとにトークルームを作成することで、情報を整理しやすくなります。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。帽子製造業では、外部のデザイナーや素材供給業者をゲストとして招待し、プロジェクトに参加させることができます。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。帽子製造業では以下の連携が特に有効です。 web会議システム デザインのレビューや製造スケジュールの調整など、遠隔地のチームとも円滑にコミュニケーションを図るため、web会議システムとの連携が重要です。 タスク管理ツール 製造プロセスや納期の管理を効率化するため、タスク管理ツールとの連携が役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されるため、迅速な意思決定が求められる帽子製造業においては非常に有用です。 勤怠管理システム 製造現場の勤怠管理も重要です。チャットから打刻できる製品を選ぶと、現場作業員の管理が容易になります。 経費精算システム 材料費や外注費などの経費精算を迅速に行うため、経費精算システムとの連携が役立ちます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。帽子製造業では、製造プロセスやデザインデータの検索を効率化するために役立ちます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することで、コミュニケーションを一箇所に集約できます。特に重要な連絡はメールで行うことが多いため、メールソフトとの連携が便利です。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。帽子製造業のショールームや工場見学の際に、訪問者の対応をスムーズに行うために役立ちます

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