ビジネスチャットとは?
更新:2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。木材木製品製造業においては、製造ラインの効率化や品質管理のための情報共有が非常に重要です。ビジネスチャットを導入することで、現場の職人から管理層まで、リアルタイムで情報を共有し、迅速な意思決定が可能になります。 アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。例えば、新しい木材の仕入れ先との交渉や、特定の製品開発プロジェクトに関する情報を限定的に共有することができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。木材木製品製造業では、製造現場での迅速な指示や確認が求められる場面が多いため、チャットによる迅速なコミュニケーションは非常に有効です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、現場の作業員同士の連携もスムーズに行えます。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。木材の在庫管理システムや製造スケジュール管理ツールと連携することで、全ての情報を一元管理し、効率的な業務運営が可能となります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。木材木製品製造業では、特定の木材の品質や新しい製品の開発に関する話題を共有することが多いため、話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。木材木製品製造業では、製造指示や品質確認などのフォーマルな連絡にはメールを使い、現場の簡易な連絡にはチャットを使うなどの使い分けが必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。木材木製品製造業の現場では、大人数への一斉連絡が必要な場面も多いため、この点に留意する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。製品の品質クレームや納期調整など、正式な記録を残す必要がある場合は、メールを使用することが望ましいです。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。木材木製品製造業では、現場の作業員から管理部門まで、幅広い業務をカバーする必要があるため、どちらのタイプが自社のニーズに合っているかを慎重に検討することが重要です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。木材の供給業者や顧客とのコミュニケーションも重要なため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが推奨されます。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいです。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。木材木製品製造業においても、以下のようなシステム連携が有効です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。リモートでの設計会議や製品評価会議などがスムーズに行えます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。製造スケジュールの管理や品質チェックタスクの進捗確認に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。新しい木材の発注や製品開発の承認作業が効率化されます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。現場作業員の出退勤管理や休日出勤の確認が容易になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。木材の仕入れ費用や出張費の精算がスムーズに行えます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。過去の製品データや品質チェックの履歴などをスムーズに参照できます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。重要な連絡を見逃さずに、コミュニケーションを一元管理できます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。木材の仕入れ業者や顧客の訪問時にも便利です。 このように、ビジネスチャットは木材木製品製造業においても多くのメリットを提供します。導入時には、自社の特性やニーズに合わせたツール選定が重要です
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