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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に家具製造業においては、製造現場とオフィス、さらにはサプライヤーや顧客との迅速かつ効率的なコミュニケーションが求められます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。家具製造業では、設計変更や材料の入荷遅延など、迅速な対応が求められる場面が多いため、ビジネスチャットの導入は非常に有効です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。家具製造業では、設計図面の変更や在庫状況の更新など、複数の情報を一元管理することが求められます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。例えば、新しい家具デザインのアイデアを共有したり、品質管理に関する情報をまとめる際に便利です。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、家具製造業のように伝統的な業界では、儀礼的なコミュニケーションが重要な場合も多いため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。家具製造業では、全スタッフに一斉に重要な通知を送る際に不便と感じることがあります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に契約関連や正式な通知にはメールを使うことが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。家具製造業では、現場スタッフとデザインチーム、営業チームなど様々な部門が連携する必要があるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型が適している場合があります。一方、全ての機能を一元管理したい場合は、グループウェアタイプが便利です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。家具製造業では、サプライヤーや顧客とのコミュニケーションが重要です。以下の2つのパターンがあります。 トークルーム作成型 ゲスト参加型

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。家具製造業において特に有用な連携カテゴリは以下です。 web会議システム タスク管理ツール ワークフローシステム 勤怠管理システム 経費精算システム チャットボット メールソフト 受付システム 家具製造業では、これらの連携により、設計変更の共有、品質管理、在庫管理、顧客対応などの多岐にわたる業務を効率化することが可能です

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