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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。紙製容器製造業においては、製造ラインの効率化や品質管理、顧客との打ち合わせといった多岐にわたる業務において、ビジネスチャットの導入が有効です。特に、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、機密情報や特定のプロジェクトに関する情報を安全に管理することができます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。紙製容器製造業では、製造現場からの迅速な報告や確認が重要です。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。例えば、紙製容器のデザインの変更や製造スケジュールの調整など、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。紙製容器製造業においても、例えば新しい素材の導入や製造プロセスの改善について議論する際、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、紙製容器製造業のような伝統的な業界では、儀礼的なコミュニケーションが重要視されることが多いため、チャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、複数の製造ラインや部署に一斉に連絡を取りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に、契約内容や品質保証に関する重要な情報は、メールや公式文書でのやり取りが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。紙製容器製造業では、製造スケジュールやデザイン変更の連絡が頻繁に行われるため、チャットに特化したタイプが適している場合が多いです。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。例えば、デザイン会社や素材供給業者との打ち合わせを効率的に行うために、以下の2つのパターンのいずれかに対応する製品を選ぶと良いでしょう。 トークルーム作成型: LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型: Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。紙製容器製造業では、特に以下の連携が有効です。 web会議システム: ビジネスチャットから直接web会議に参加できると、効率的に打ち合わせを行えます。 タスク管理ツール: 製造スケジュールや品質チェックのタスクをリマインダーとして通知できます。 ワークフローシステム: 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。迅速な意思決定が可能です。 勤怠管理システム: 勤怠に関する通知がチャットに届きます。 経費精算システム: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット: 問い合わせ対応や過去の会話の参照がスムーズに行えます。 メールソフト: メールの受信やメッセージがチャットに通知されます。 受付システム: 来客通知がチャットに届きます。訪問者の待ち時間を短縮できます。 紙製容器製造業において、ビジネスチャットを導入することで、コミュニケーションの効率化と情報管理の最適化が実現できます

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