ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。出版印刷業においては、特にプロジェクトの進行管理やデザイン、編集チームとのリアルタイムなコミュニケーションが重要です。ビジネスチャットは、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、敏感な情報を安全に扱うことができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。出版印刷業では、特にデザイン修正や原稿チェックなど、迅速な確認が求められる場面が多いため、チャットのスピード感が業務効率を大幅に向上させます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。出版印刷業では、プロジェクトの進行状況やデザイン変更の通知を一元管理することで、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。出版印刷業では、特定のプロジェクトやデザインに関する話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。例えば、特定のデザインソフトの使い方や、特定の印刷トラブルに詳しいスタッフとの迅速な連絡が可能です。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。出版印刷業では、校正や契約書などの公式なやり取りはメールで、それ以外の迅速な確認や日常的な連絡はチャットで行うといった使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。出版印刷業では、大人数のチーム間での一斉連絡が必要な場合、メールの方が適していることがあります。しかし、プロジェクト単位での連絡にはチャットが有効です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。出版印刷業では、契約内容や校正の確認など、正式な記録を残す必要がある場合はメールを使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。出版印刷業では、デザインや編集ソフトとの連携が求められるため、チャットに特化したタイプが有利です。一方、全体的な業務管理を1つのツールで行う必要がある場合は、グループウェアタイプも検討する価値があります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。出版印刷業では、社外のクライアントやフリーランスのデザイナー、ライターとの連携が必要な場合が多いため、この機能が重要です。トークルーム作成型やゲスト参加型の製品を選ぶことで、外部のパートナーともスムーズにコミュニケーションが取れます。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。出版印刷業では、特に以下の連携が役立ちます。 **web会議システム**: リモートでの打ち合わせや進捗確認が容易になります。 **タスク管理ツール**: プロジェクトの進行状況やデザイン修正のタスク管理ができ、リマインダー通知も受け取れます。 **ワークフローシステム**: 編集プロセスや校正の承認フローを効率化できます。 **勤怠管理システム**: フリーランススタッフの勤務時間管理にも活用できます。 **経費精算システム**: 出版プロジェクトに関する経費管理が簡単になります。 **チャットボット**: 過去のプロジェクトやデザインファイルの検索が迅速に行えます。 **メールソフト**: 重要な連絡を見逃さず、一元管理が可能です。 **受付システム**: クライアントの訪問通知がチャットで届き、素早く対応ができます。 出版印刷業においてビジネスチャットを効果的に導入することで、コミュニケーションの効率化とプロジェクト管理の向上が期待できます
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