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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。製版業では、複数のプロジェクトと並行して進行することが多く、各プロジェクトごとに効率的に情報を管理することが求められます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定の製版プロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。製版業では、デザインの確認や修正依頼が頻繁に発生するため、迅速なコミュニケーションが重要です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。製版業においては、デザインツールや印刷スケジュール管理ツールとの連携が特に有効です。一箇所で全ての情報を管理することで、ミスを減らし、効率的に業務を進めることができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。製版業では、特定のデザインや印刷方法に関する話題ごとにメッセージを集約することで、情報の検索が容易になり、特定の技術や知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、製版業のようにフォーマルな確認や契約が多い場合、チャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。製版業では、特定のプロジェクトごとに細かくチームが分かれることが多いため、すべてのメンバーに一斉に連絡を取りたい場合、チャットツールが適しているかどうかを検討する必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。製版業では、契約内容や正式な依頼書などの重要な文書のやり取りには、メールや他の記録保持に適したツールを併用することが望ましいです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。製版業では、多様なツールとの連携が求められることが多いため、チャットに特化したタイプが適している場合が多いです。一方、業務全体を一元管理したい場合は、グループウェアタイプも検討すると良いでしょう。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。製版業では、クライアントや外部のデザイナーとの連絡が頻繁に発生するため、社外とのやりとりがスムーズに行えるツールを選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。製版業では、特に以下のツールとの連携が有効です。 web会議システム デザインの確認やクライアントとの打ち合わせなど、頻繁にweb会議を行う必要があるため、web会議システムとの連携が重要です。 タスク管理ツール 製版プロジェクトごとにタスクを管理し、進捗を確認するため、タスク管理ツールとの連携が役立ちます。 ワークフローシステム 承認プロセスが必要な場合、ワークフローシステムとの連携が便利です。承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、スムーズな業務フローを実現できます。 勤怠管理システム 製版業の現場では、作業時間の管理が重要です。勤怠管理システムとの連携により、出勤・退勤の時間管理が容易になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、経費管理が効率化されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト 製版業では、重要な連絡はメールで行うことが多いですが、日常のコミュニケーションはチャットで行いたい場合、メールソフトとの連携が便利です。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。製版業では、クライアントや外部デザイナーが頻繁に訪れるため、来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡する手間を省ける受付システムとの連携が役立ちます。 製版業でのビジネスチャット導入は、効率的な情報共有と迅速なコミュニケーションを実現するために非常に有益です。各ツールとの連携を考慮し、最適なビジネスチャットツールを選びましょう

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