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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に印刷サービス業では、クライアントとの迅速かつ効率的なコミュニケーションが求められるため、ビジネスチャットが大いに役立ちます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

印刷サービス業では、クライアントからの急な注文や修正依頼に迅速に対応することが求められます。メールと比較すると、ビジネスチャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。印刷サービス業では、注文管理システムやデザイン確認ツールなど、複数のツールを使用することが多いため、ビジネスチャットを活用してこれらの通知を一元管理することで、効率的に業務を進めることができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。印刷サービス業では、特定のプロジェクトに関する情報を共有することが多いため、話題ごとにメッセージが集約されることで情報の検索が容易になります。また、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、印刷サービス業では、正式な注文書や契約書などのフォーマルな文書はメールでやり取りする方が適している場合があります。チャットの使い分けを明確にして、適切に運用することが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、新しい印刷機の導入について全スタッフに一斉に通知する場合、メールの方が便利なことがあります。適切なツールを選び、効率的に連絡を取る方法を検討することが必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。印刷サービス業では、正式な契約内容や価格交渉などのやり取りはメールで行う方が確実です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。印刷サービス業では、デザイン確認や進捗管理などのために様々なツールを使用することが多いため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適している場合が多いです。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。印刷サービス業では、クライアントや外部デザイナーとの連携が不可欠なため、社外とのやりとりがスムーズにできるツールを選ぶことが重要です。トークルーム作成型やゲスト参加型のどちらが自社の業務フローに適しているかを検討しましょう。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。印刷サービス業では、以下のようなツールとの連携が特に役立ちます。 **web会議システム**: クライアントとの打ち合わせを迅速に設定し、開始通知をチャットで受け取ることができます。 **タスク管理ツール**: 印刷プロジェクトの進行状況や期限をチャットで通知し、リマインダーとして活用できます。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決裁通知をチャットで受け取ることで、迅速な対応が可能になります。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決裁通知がチャットに通知され、処理がスムーズになります。 これらの連携機能を活用することで、印刷サービス業における業務効率を大幅に向上させることができます

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