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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。化学肥料製造業においては、厳密な生産スケジュールや品質管理が求められるため、迅速で正確な情報共有が重要です。ビジネスチャットを導入することで、アカウント管理機能によりアクセス権限の設定やグループの作成が可能となり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができるため、情報漏洩のリスクを軽減できます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。化学肥料製造業では、製造ラインのトラブルや急なスケジュール変更に即座に対応する必要があるため、ビジネスチャットの利用により、迅速な対応が可能となります。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、日常の業務連絡もストレスなく行えます。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。化学肥料製造業では、製造プロセスの管理や品質チェック、出荷スケジュールなど多岐にわたる情報が飛び交うため、情報の一元管理が特に役立ちます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。化学肥料製造業では、製品の改良や新しい化合物の開発に関する情報交換が頻繁に行われるため、話題ごとにメッセージが集約されることで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つエキスパートを迅速に見つけ出すことができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。化学肥料製造業では、品質管理や法令遵守が求められるため、フォーマルな連絡はメールを使用し、日常の業務連絡はチャットを使うなどの使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。化学肥料製造業のように多くの部門が連携する業界では、大人数への一斉連絡はメールを利用する方が効率的です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。製造業においては、品質管理や法的な文書のやり取りなど、正式な記録が必要な場合はメールや専用のドキュメント管理システムを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。化学肥料製造業では、多岐にわたる業務プロセスを一元管理する必要があるため、グループウェアタイプが特に利便性を発揮します。メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの機能を1つのツールで賄うことができるため、情報の一元管理が可能です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。化学肥料製造業では、外部の研究機関や取引先との協力が必要な場合が多いため、これらの機能は特に重要です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。化学肥料製造業では、リモートでの研究開発会議や製造プロセスの確認が必要な場合があるため、web会議システムとの連携は非常に有用です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。製造ラインのスケジュール管理や品質チェックのタスクが多い化学肥料製造業では、タスク管理ツールとの連携が特に役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。化学肥料製造業では、製造プロセスや品質管理の承認フローが必要となるため、ワークフローシステムとの連携が便利です。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。製造業ではシフト勤務が一般的であるため、勤怠管理システムとの連携が重要です。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。製造ラインの運用においても、経費管理は重要な要素です。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。化学肥料製造業では、技術的な質問や仕様確認が多いため、チャットボットが役立ちます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。化学肥料製造業の施設では、訪問者の管理が重要であるため、受付システムとの連携が便利です。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます

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