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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。石油・石炭製品業界では、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで共有し、迅速な意思決定を行うために特に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

石油・石炭製品業界では、緊急対応が必要な場面が多々あります。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。石油・石炭製品業界では、プロジェクト管理ツールや生産管理システムとの連携が特に重要です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。石油石炭製品業界では、特定の製品ラインやプロジェクトに関する専門知識を持つ人を容易に見つけ出すことができるため、問題解決が迅速化します。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。石油・石炭製品業界では、特に規制や法令に対応するための正式な文書や報告書はメールで行う一方、日常的な業務連絡やプロジェクト調整はチャットで行うといった使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。石油・石炭製品業界では、全社的な通知や大規模なプロジェクトチームへの一斉連絡において、メールや専用の通知システムを併用することが推奨されます。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。石油石炭製品業界では、特に契約や法的文書に関するコミュニケーションはメールや専用の文書管理システムを使用する方が適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。石油・石炭製品業界では、プロジェクト管理や生産管理と連携できるグループウェアタイプが特に有用です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。石油・石炭製品業界では、サプライヤーやクライアントとのコミュニケーションが多いため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。石油・石炭製品業界では、以下の連携が特に重要です。 **web会議システム**: 緊急会議の開催や迅速な意思決定が求められる場面が多いため、web会議システムとの連携は必須です。 **タスク管理ツール**: プロジェクトの進行状況をリアルタイムで確認できるため、効率的な作業が可能になります。 **ワークフローシステム**: 承認プロセスが複雑な業界では、ワークフローシステムとの連携が業務の効率化に寄与します。 **勤怠管理システム**: シフト制や24時間稼働の現場が多いため、勤怠管理システムとの連携が重要です。 **経費精算システム**: 出張や現場視察が多い業界では、経費精算システムとの連携が便利です。 **チャットボット**: 技術的な問い合わせやトラブルシューティングに役立ちます。 **メールソフト**: フォーマルな連絡を一元管理するために役立ちます。 **受付システム**: 重要な来客通知を迅速に行い、業務効率を向上させます。 これらのポイントを考慮して、石油・石炭製品業界に最適なビジネスチャットツールを選びましょう

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