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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。コ－クス製造業においては、特定のプロジェクトや製造ラインのメンバー同士での迅速な情報共有が求められるため、ビジネスチャットは非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。コ－クス製造業では、製造工程でのトラブル対応や緊急連絡が必要な場合が多いため、ビジネスチャットを使うことで対応スピードが向上します。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。コ－クス製造業では、製造ラインの進捗や機械の稼働状況、品質管理データなど多くの情報を一元管理することが求められるため、ビジネスチャットの導入は大いに役立ちます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。コ－クス製造業では、特定の製造工程や品質管理に関する話題ごとの情報の集約が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、コ－クス製造業のような伝統的な業界では、儀礼的なコミュニケーションが重視されることがあるため、チャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。コ－クス製造業では、特定のライン全体や部門全体への一斉連絡が必要な場合があるため、この点を考慮する必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。コ－クス製造業では、品質保証や法令遵守の観点から、フォーマルなコミュニケーションが求められることがあるため、これに対する対策も必要です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。コ－クス製造業では、製造工程の進捗管理や品質管理など、他のシステムとの連携が重要であるため、チャットに特化したタイプや、連携バリエーションが豊富なグループウェアタイプの選択が推奨されます。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。コ－クス製造業では、外部のサプライヤーや顧客との連絡が必要な場合もあるため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。コ－クス製造業では、以下のようなシステム連携が特に有用です。 **web会議システム**: 製造ラインのトラブルシューティングや品質管理会議などで活用できます。 **タスク管理ツール**: 製造工程の各タスクの進捗管理に役立ちます。 **ワークフローシステム**: 承認フローの効率化が図れます。 **勤怠管理システム**: シフト管理や出退勤の管理に利用できます。 **経費精算システム**: 経費の承認フローの効率化に役立ちます。 **チャットボット**: 製造工程に関する問い合わせ対応や、過去のトラブル情報の迅速な検索に役立ちます。 **メールソフト**: 重要な連絡がメールで行われる場合、チャットと一体化させることで情報の見逃しを防ぎます。 **受付システム**: 外部業者や顧客の訪問通知がスムーズに行えます。 コ－クス製造業におけるビジネスチャットの導入は、情報の一元管理や迅速なコミュニケーション、効率的な業務運営に大きな効果を発揮します。適切なツールを選び、業務に取り入れることで、製造ラインの効率化や品質向上が期待できます

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