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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、プラ板製造業においても業務効率化のための重要なツールです。社内の情報共有や連絡の手段として利用されるだけでなく、サプライチェーンのパートナーや顧客とのコミュニケーションをスムーズに行うことができます。特に、アカウント管理機能により、アクセス権限の設定やグループの作成が容易で、特定のプロジェクトメンバーのみでメッセージの交換を行うことができるため、製造プロセスの各段階で情報のセキュリティと効率性が確保されます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

プラ板製造業では、迅速なコミュニケーションが生産効率に直結します。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えることができるため、情報の伝達が迅速です。特に、現場の作業員から管理者への報告や、サプライヤーとのやり取りにおいて、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることでスピードが向上します。

業務連絡の集約できる

プラ板製造業では、複数のツールを使い分けることが多く、情報の確認が煩雑になることがあります。ビジネスチャットは、他のツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、重要な連絡を見逃すリスクを減少させます。これにより、製造ラインのスムーズな運営が可能となり、全体の効率が向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが可能です。プラ板製造業においては、特定の製造プロセスや品質管理について議論する際に、話題ごとにメッセージが集約されるため、情報の検索が容易になります。また、特定の専門知識を持つ社員や外部の専門家を迅速に見つけ出し、問題解決に役立てることができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

プラ板製造業でも、メールとビジネスチャットの使い分けが重要です。特にフォーマルな連絡や記録として残すべき情報はメールで行い、日常的なやり取りや迅速な対応が求められる場合はチャットを利用するなど、用途に応じた使い分けが必要です。これにより、チャットの真価を発揮することができます。

大人数への連絡

プラ板製造業では、多人数に向けた連絡が必要な場面もありますが、ビジネスチャットでは一人ひとりに個別のメッセージを送る必要があるため、大規模なグループへの連絡には注意が必要です。効率的な使い方を検討し、場合によってはメールと併用することを検討するべきです。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後にメッセージの削除や編集が可能であるため、フォーマルなコミュニケーションには不向きです。プラ板製造業においては、顧客やサプライヤーとの契約関連のやり取りや公式な報告書などはメールを利用する方が適しています。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットにはチャット特化型とグループウェア型があります。プラ板製造業では、製造現場の効率化を図るため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型が適している場合が多いです。一方、管理業務が多い場合は、様々な機能を1つのツールで賄うグループウェア型も検討に値します。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

プラ板製造業では、サプライヤーや顧客とのやり取りが頻繁に発生します。そのため、社外とのやり取りが可能なビジネスチャットツールが必要です。以下の2つのパターンがありますが、製品選定時には自社の運用に適した方式を選ぶことが重要です。 **トークルーム作成型**：LINEやChatworkが該当し、アカウントごとにトークルームが一覧で表示されるため、一つのアカウントですべての情報を管理できますが、情報の整理が必要です。 **ゲスト参加型**：Microsoft TeamsやSlackが該当し、組織にゲストを招待し、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントを切り替える必要があります。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携により工場の効率を大幅に向上させることができます。以下の代表的な連携例を考慮して選びましょう。 **web会議システム**：遠隔地のサプライヤーや顧客との打ち合わせに便利です。 **タスク管理ツール**：製造プロセスの進行管理やリマインダーとして機能します。 **ワークフローシステム**：承認依頼や決済通知がチャットに届き、迅速な意思決定が可能です。 **勤怠管理システム**：現場作業員の出退勤管理に役立ちます。 **経費精算システム**：経費精算の承認依頼や決済通知がチャットに届き、管理が簡単です。 **チャットボット**：日常的な問い合わせ対応や過去の会話の検索が容易になります。 **メールソフト**：重要なメールの通知をチャットで受け取り、一元化できます。 **受付システム**：来客通知がチャットに届き、訪問者の待ち時間を短縮できます。 これらのポイントを考慮して、プラ板製造業に最適なビジネスチャットツールを選定しましょう

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