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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特にプラ・合成皮革製造業においては、製造プロセスの複雑さや多くのステークホルダーとの連携が求められるため、ビジネスチャットが有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。プラ・合成皮革製造業では、迅速な意思決定が求められる場面が多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。プラ・合成皮革製造業では、多くの工程や関係者が絡むため、情報の一元管理が特に重要です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。プラ合成皮革製造業において、製造工程の問題や新しい製品の仕様変更など、特定の話題についてのディスカッションが容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。プラ・合成皮革製造業では、プロジェクトごとに情報の整理が必要となるため、メールとチャットの適切な使い分けを事前に設定することが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。プラ・合成皮革製造業のように多くの作業員やスタッフが関わる場合、情報の伝達方法を工夫する必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。プラ合成皮革製造業では、取引先や顧客との正式なコミュニケーションはメールを使う方が適切です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。プラ・合成皮革製造業では、社内外の連携が重要となるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。プラ・合成皮革製造業では、サプライヤーやクライアントとのコミュニケーションが多いため、トークルーム作成型やゲスト参加型の機能がある製品が有効です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。プラ・合成皮革製造業では、以下の連携が特に役立ちます。 **web会議システム**: 製品開発やクライアントとの打ち合わせに便利です。 **タスク管理ツール**: 製造工程の進捗管理に役立ちます。 **ワークフローシステム**: 承認プロセスの効率化に繋がります。 **勤怠管理システム**: シフト管理などの勤怠管理に便利です。 **経費精算システム**: 経費申請や承認の効率化が図れます。 **チャットボット**: 製造工程に関する問い合わせや資料参照に役立ちます。 **メールソフト**: 重要連絡の一元管理が可能です。 **受付システム**: 来客対応の効率化が図れます。 プラ・合成皮革製造業において、これらの連携機能を最大限に活用することで、業務効率の向上が期待できます

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