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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。ゴム製品製造業のような製造業界では、特に現場とオフィスの迅速な情報共有が求められます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、製造ラインの効率的な管理や品質管理の迅速な対応が実現します。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。ゴム製品製造業では、製造現場でのトラブルや品質問題が発生した際に、迅速な対応が求められるため、ビジネスチャットの導入により、リアルタイムでの情報共有が可能になります。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。ゴム製品製造業では、各部署や製造ライン間の連携が重要であり、ビジネスチャットを使うことで情報の一元管理が実現し、効率的な業務運営が可能になります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。ゴム製品製造業では、特定の製品に関する問題や改善策についての議論が必要な場合、関連する話題ごとにメッセージを集約でき、迅速かつ効果的な問題解決が可能になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。ゴム製品製造業では、正式な報告書や長文の詳細なコミュニケーションにはメールを使用し、迅速な現場対応や日常的な連絡にはビジネスチャットを利用することで、効果的に使い分けることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。ゴム製品製造業のような大規模な組織では、この点を考慮し、適切なツールを選ぶことが重要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。ゴム製品製造業では、取引先やクライアントとの正式なやり取りにはメールを使用し、迅速な現場対応や内部連絡にはチャットを使い分けることが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。ゴム製品製造業では、リアルタイムでの情報共有が求められるため、チャットに特化したタイプの方が適している場合が多いです。一方、複数の機能を統合的に利用する必要がある場合は、グループウェアタイプも検討する価値があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。ゴム製品製造業では、サプライヤーやクライアントとの迅速なコミュニケーションが求められるため、社外とのやりとりが可能な製品を選ぶことが重要です。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。これにより、プロジェクトごとに情報を整理しやすくなります。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。これにより、外部パートナーとのコラボレーションがスムーズに行えます。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。ゴム製品製造業では、以下の連携が特に有用です。 ・web会議システム 製造現場とオフィス間での会議やトラブルシューティングがスムーズに行えます。 ・タスク管理ツール 製造プロセスの進捗管理が容易になります。 ・ワークフローシステム 品質管理や承認プロセスが効率化されます。 ・勤怠管理システム 製造現場での出勤・退勤管理が簡便になります。 ・経費精算システム 経費の申請と承認が迅速に行えます。 ・チャットボット 製造現場でのよくある質問や手順書の参照が容易になります。 ・メールソフト 重要な連絡を一元管理できます。 ・受付システム 来客の通知が迅速に行え、工場訪問者の待ち時間が短縮されます。 ゴム製品製造業におけるビジネスチャットの効果的な活用は、現場の生産性向上と迅速な問題解決を支援します。各機能の特性を理解し、自社の業務フローに最適なツールを選びましょう

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