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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に工業用ゴム製品製造業においては、製造プロセスの進捗管理や品質管理、サプライチェーンとの連携が重要です。ビジネスチャットを活用することで、リアルタイムの情報共有と迅速な対応が可能となり、業務効率を大幅に向上させることができます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特に工業用ゴム製品製造業では、迅速な対応が求められる場面が多いため、ビジネスチャットを利用することでコミュニケーションのスピードを大幅に向上させることが可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。製造ラインの稼働状況や品質管理のデータ、在庫情報などを一つのプラットフォームで管理することで、効率的な業務運営が可能になります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、新しい製品開発プロジェクトや品質改善に関する議論などが容易に行えます。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。工業用ゴム製品製造業においても、重要な契約や仕様変更などのフォーマルな連絡はメールで行い、日常的なコミュニケーションや迅速な対応が求められる場合はチャットを使うといった使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。工業用ゴム製品製造業の現場では、特定の担当者やチームに対して迅速に情報を伝える必要があるため、適切にツールを使い分けることが求められます。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に工業用ゴム製品製造業では、仕様変更やクレーム対応などの重要な連絡は正式な記録として残す必要があるため、メールを併用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。工業用ゴム製品製造業では、製造プロセスの管理や品質データの共有が重要であるため、他のツールとの連携がしやすいチャットに特化したタイプが有利です。一方、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄う必要がある場合は、グループウェアタイプが適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。工業用ゴム製品製造業では、サプライヤーや顧客との連絡が頻繁に発生するため、以下の2つのパターンの製品が適しています。 **トークルーム作成型**: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 **ゲスト参加型**: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

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他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。工業用ゴム製品製造業においては、以下の連携が特に有効です。 **Web会議システム**: 製造プロセスの進捗確認や品質レビュー会議を迅速に行えます。 **タスク管理ツール**: 生産計画や改善タスクの進捗を管理できます。 **ワークフローシステム**: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な意思決定が可能です。 **勤怠管理システム**: 作業員の出退勤管理が容易になります。 **経費精算システム**: 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な処理が可能です。 **チャットボット**: 製造に関する問い合わせや過去のデータ参照がスムーズになります。 **メールソフト**: 重要なメール通知をチャットで受け取ることができます。 **受付システム**: 来客通知がチャットに届き、工場内の訪問者対応がスムーズになります。 ビジネスチャットは、工業用ゴム製品製造業の効率化とコミュニケーションの改善に大いに役立つツールです。適切な製品を選び、効果的に活用することで、業務のスピードと品質を向上させることができます

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