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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に工業用革製品の製造や販売に携わる企業では、ビジネスチャットを活用することで、製品開発の進捗管理やサプライチェーンの調整がスムーズになります。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。工業用革製品の製造工程や品質管理において、迅速なコミュニケーションが求められる場面では、ビジネスチャットが非常に有効です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、工場で使用される機器のメンテナンス情報や、新しい革素材の試験結果などを一元管理することができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。工業用革製品の開発プロジェクトでは、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、工業用革製品の製造現場では、正式な記録としてメールを使用し、日常的な連絡や緊急対応にはビジネスチャットを活用するなど、明確な使い分けが必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、工場全体に対する一斉通知が必要な場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に工業用革製品の品質保証や契約に関する重要な連絡は、メールを使用する方が適切です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。工業用革製品の製造企業では、プロジェクト管理やサプライチェーン管理が重要なため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプがおすすめです。一方、社内全体の統合管理が必要な場合は、グループウェアタイプが有効です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。工業用革製品のサプライチェーンでは、サプライヤーや顧客とのコミュニケーションが必要なため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。以下の2つのパターンがありますが、製品選定時にはどちらが自社の業務フローに適しているかを考慮してください。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。工業用革製品の新しい素材の試験プロジェクトなど、特定のテーマごとにトークルームを作成し、社内外のメンバーを招待することで効率的に情報共有ができます。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。サプライヤーや外部の技術コンサルタントをプロジェクトに招待し、一貫したコミュニケーションを図ることができます。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。工業用革製品の製造プロセスでは、多岐にわたるツールとの連携が重要です。代表的な他カテゴリは以下です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。工業用革製品の設計や品質管理に関する会議をスムーズに行うために、ビジネスチャットとweb会議システムの連携が有効です。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。工業用革製品の生産スケジュール管理や品質チェックのタスク管理に役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。特に工業用革製品のサプライチェーン管理において、迅速な承認プロセスを確立することができます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。工場勤務者のスケジュール管理に役立ち、効率的な人員配置が可能です。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。出張や材料購入に関する経費管理がスムーズに行えます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。工業用革製品の技術的な質問や過去のプロジェクトデータの検索が容易になります。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。重要な取引先からのメールも見逃すことなく、迅速に対応することができます。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。工場見学や外部の技術者の訪問時に、受付から担当者への連絡がスムーズに行えます

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