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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。革製履物用材料業界においても、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。例えば、材料の供給チェーンや製品開発に関わる社内外のメンバーが迅速に情報共有を行うことができます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。革製履物用材料の業界では、特に迅速な意思決定が求められる場面が多く、ビジネスチャットの活用はそのスピードアップに寄与します。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、材料の在庫状況や発送通知、新しいデザインの承認などを一つのチャットツールで管理することで、効率的な業務遂行が可能になります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、新しい革素材の特性についてのディスカッションや、製品の品質向上に関する意見交換などが行いやすくなります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、革製履物用材料のサプライチェーンにおいては、フォーマルなコミュニケーションが必要な場合がありますので、メールとの適切な使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、新しい革素材のサンプルの提供を大規模な顧客リストに通知する場合、メールの方が効率的かもしれません。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に革製履物用材料の品質保証や契約に関する連絡は、メールを使う方が適切です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。革製履物用材料業界では、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャット特化型の方が、材料管理や在庫確認などに便利かもしれません。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。革製履物用材料のサプライチェーンや顧客との連携を考慮し、適切な方法を選びましょう。 トークルーム作成型: LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型: Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。革製履物用材料業界では、以下のシステム連携が特に有効です。 web会議システム: デザインレビューや品質チェックのための会議を迅速に開始できます。 タスク管理ツール: 進行中のプロジェクトや材料の発注状況を管理しやすくなります。 ワークフローシステム: 承認プロセスを効率化し、重要な決定を迅速に行います。 勤怠管理システム、経費精算システム: 労務管理や費用管理の効率化も図れます。 チャットボット: よくある質問や材料の特性についての情報提供ができます。 メールソフト: 重要な顧客対応やフォーマルな連絡を一元管理します。 受付システム: 来客対応の効率化に役立ちます。 革製履物用材料業界においても、ビジネスチャットの導入は業務効率を大幅に向上させる可能性があります。業界特有のニーズに合わせて適切なツールを選びましょう

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