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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。かばん製造業においては、デザイン部門と製造部門、さらに販売部門との連携が重要です。ビジネスチャットを導入することで、アカウント管理機能を利用してアクセス権限を設定し、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができます。これにより、デザインの変更や生産スケジュールの調整などがスムーズに行えます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

かばん製造業では、サンプルの確認やデザインの微調整が頻繁に発生します。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。これにより、迅速な意思決定が求められる場面でも対応が容易になります。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。例えば、製造ラインの進捗状況や品質チェックの結果などを一元管理することができ、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、生産効率が向上し、ミスの発生を減少させることができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。かばん製造業では、新しい素材の採用や市場トレンドに関する情報共有が重要です。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的なコミュニケーションが多い取引先との連絡では、チャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。かばん製造業で大規模な発注や新製品の発表など、多数の関係者に一斉に情報を伝える必要がある場合、メールの方が効率的な場合があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に契約内容や正式な見積もりなどは、メールを使用する方が適切です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。かばん製造業では、デザイン、製造、販売といった多岐にわたる部門が連携するため、グループウェアタイプが適している場合があります。一方、チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあり、特定の機能を重視する場合に有用です。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。かばん製造業では、サプライヤーや取引先との連携が頻繁に発生します。社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。かばん製造業で特に重要な連携カテゴリは以下の通りです。 ・web会議システム デザインのプレゼンテーションや製品レビューなど、web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール 製造プロセスやデザイン修正のタスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。特定のプロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握できます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。 かばん製造業において、ビジネスチャットを適切に選び、活用することで、部門間や社外との連携が強化され、業務効率が大幅に向上します

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