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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に毛皮製造業では、製品の品質管理、サプライチェーンの管理、顧客とのコミュニケーションなど多岐にわたる業務があります。ビジネスチャットはこれらの業務を効率化するための強力なツールとなります。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、毛皮の生産から販売までの各プロセスでの情報共有がスムーズになります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。毛皮製造業では、在庫状況の確認や緊急のオーダー変更など、迅速な対応が求められる場面が多々あります。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、原材料の納期情報や製品の出荷状況など、毛皮製造業に特有の情報も一箇所で管理できます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、新しい毛皮のデザインや製造プロセスの改善点についてのディスカッションも容易になります。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、毛皮製造業のように伝統的な業界では、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。毛皮製造業のような複雑な業務環境では、大人数への一斉連絡の方法も考慮する必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。毛皮製造業においても、契約内容や重要な仕様変更など、正式な記録が必要な場合は、メールを併用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。毛皮製造業では、日常的な業務連絡やプロジェクト管理に特化したチャットツールが役立つ場合があります。一方、グループウェアタイプは、製造業務の進捗管理や在庫管理など、他の機能も一緒に管理したい場合に適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。毛皮製造業では、サプライヤーや顧客とのコミュニケーションが重要です。トークルーム作成型とゲスト参加型のどちらが自社に適しているかを検討してください。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。毛皮製造業では、以下の連携が特に有効です。 **web会議システム**: 海外のサプライヤーや顧客との会議がスムーズになります。 **タスク管理ツール**: 製造プロセスの各タスクを管理し、進捗状況をリアルタイムで把握できます。 **ワークフローシステム**: 承認プロセスを効率化し、迅速な意思決定が可能になります。 **勤怠管理システム**: 製造スタッフのシフト管理や勤怠管理が容易になります。 これらの連携を活用することで、毛皮製造業に特有の業務効率化が実現できます

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