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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特にガラス製品業界では、生産管理、品質管理、販売管理など多岐にわたる業務が存在し、部門間の連携が非常に重要です。ビジネスチャットを導入することで、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能になり、特定のプロジェクトメンバー同士で効率的に情報共有が行えます。これにより、ガラス製品の製造プロセスや顧客対応がスムーズに進行します。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。ガラス製品業界では、特に生産現場での迅速な対応が求められる場面が多いため、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されるビジネスチャットは、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。ガラス製品の製造プロセスでは、品質管理システムや在庫管理システムとの連携が特に重要です。ビジネスチャットだけでこれらの通知や情報を確認できるため、各部署が統一された情報をもとに効率的に業務を進められます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。ガラス製品の新技術や市場動向に関する情報を共有する際にも、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索や特定の知識を持つ人を探し出すことが容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。ガラス製品業界では、取引先とのフォーマルなコミュニケーションが多いため、メールとチャットの使い分けを明確にすることが重要です。たとえば、正式な受注や契約に関する連絡はメールを、日常の生産進捗や質問はチャットを利用するなどのルールを設定しましょう。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。ガラス製品の大規模なプロジェクトでは、全員に対して一斉に情報を伝える必要がありますが、チャットでは個別のダイレクトメッセージを送る手間が生じるため、メールや他の一斉通知システムとの併用を検討する必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。ガラス製品の品質保証や法的な文書は、メールやドキュメント管理システムで行うことが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。ガラス製品業界では、品質管理、在庫管理、顧客対応など多様な業務があるため、これらの業務を一元管理できるグループウェアタイプが適している場合があります。チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富なため、特定の業務プロセスを効率化するのに役立ちます。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。ガラス製品業界では、取引先や顧客とのコミュニケーションが頻繁に行われるため、以下の2つのパターンのいずれかに対応する製品が望ましいです。 トークルーム作成型: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。ガラス製品のプロジェクトごとにトークルームを作成し、関係者全員が情報を共有できる環境を整えます。 ゲスト参加型: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。取引先や外部の専門家をプロジェクトに参加させる際に便利です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。ガラス製品業界では、以下のカテゴリとの連携が特に重要です。 web会議システム: 生産ラインや品質管理の打ち合わせを迅速に行うために、web会議の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 タスク管理ツール: ガラス製品の製造スケジュールや品質チェックのタスクがチャットに通知されることで、担当者がリマインダーとして活用できます。 ワークフローシステム: 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、迅速な意思決定が可能になります。 勤怠管理システム: 生産現場のシフト管理や勤怠情報がチャットに通知され、現場の効率化が図れます。 経費精算システム: 出張や材料費の経費精算がチャットで通知され、承認プロセスがスムーズに進行します。 チャットボット: ビジネスチャット上で各種問い合わせに対応したり、過去の会話やファイルをスムーズに参照することができます。 メールソフト: 重要な連絡をメールで受信し、その通知をチャットで確認できるため、コミュニケーションを一元管理できます。 受付システム: 来客通知がチャットに届き、ガラス製品のショールームや工場見学の際にも迅速な対応が可能になります。 以上のポイントを踏まえて、ガラス製品業界に最適なビジネスチャットツールを選定し、業務効率を向上させましょう

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