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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。例えば、建設用粘土製品の製造や流通に関わるプロジェクトでは、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行い、効率的に情報を共有することができます。また、アカウント管理機能でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、建設現場や製造工場など、異なるロケーション間のコミュニケーションもスムーズに行えます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。例えば、建設用粘土製品の製造現場で緊急の仕様変更があった場合、その情報を即座に関係者に伝えることができます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されるため、現場の作業員から管理者まで、迅速な意思疎通が可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。例えば、建設用粘土製品の在庫管理システムや生産スケジュールと連携することで、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。これにより、現場の効率が向上し、ミスや遅延を減少させることができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、建設用粘土製品の特定の仕様や品質に関する話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、専門的な知識を持つメンバーを迅速に見つけ出すことができ、問題解決がスムーズに進みます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、建設用粘土製品の品質保証や契約に関するフォーマルなやり取りではメールが適している一方で、日常的な業務連絡や現場での迅速な情報共有にはチャットが向いています。この差別化を明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、建設用粘土製品の新しい製造プロセスを全社に通知する場合、メールのBCC機能を使って一度に送信する方が効率的です。しかし、特定のチームやプロジェクトメンバー間での連絡にはチャットが効果的です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。建設用粘土製品の取引や契約に関する重要な情報は、メールや他の正式なコミュニケーション手段を使用することが望ましいです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。建設用粘土製品の製造や流通に関わる業務では、チャットに特化したタイプが適していることが多く、他ツールとの連携バリエーションが豊富です。一方、メール、カレンダー、タスク管理を一つのツールで賄いたい場合は、グループウェアタイプが適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。例えば、建設用粘土製品のサプライヤーや顧客とのやり取りを効率化するために以下の2つのパターンがあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。これにより、製造から納品までのプロセスを一元管理しやすくなります。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。これにより、情報が組織に紐付くので整理しやすくなります。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。建設用粘土製品の製造や流通においては以下の連携が特に有用です。 ・web会議システム 製品の仕様変更や新しい製造プロセスの説明を迅速に行うために役立ちます。 ・タスク管理ツール 製品の製造スケジュールや納期管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知され、スムーズな業務フローを実現します。 ・勤怠管理システム 製造現場の勤怠管理を効率化し、生産性を向上させます。 ・経費精算システム 工場や現場での経費管理を簡単に行えます。 ・チャットボット 製品に関する問い合わせやトラブルシューティングを自動化します。 ・メールソフト 重要な連絡を見逃さないようにし、コミュニケーションを一元管理します。 ・受付システム 工場やオフィスへの来客通知を効率化し、訪問者の待ち時間を短縮します。 これらのポイントを考慮して、自社のニーズに最適なビジネスチャットを選びましょう

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