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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。陶磁器同関連製品を扱う企業でも、製造部門、販売部門、物流部門など、多岐にわたる部門間の迅速かつ正確な情報共有が求められます。ビジネスチャットを導入することで、アカウント管理機能を利用してアクセス権限の設定やグループの作成が可能となり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができるため、情報漏洩のリスクを低減し、セキュリティを強化できます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

陶磁器同関連製品の製造や販売において、迅速な意思決定や問題解決が求められます。メールと比較すると、ビジネスチャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

陶磁器同関連製品の製造から販売までのプロセスでは、さまざまな部門や外部業者との連絡が必要です。ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。例えば、新しい陶磁器製品のデザインや製造工程に関する意見交換が容易になります。特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現することで、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、陶磁器同関連製品を取り扱う企業では、儀礼的なコミュニケーションが重要な場合や、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。陶磁器同関連製品の新製品発表や重要な連絡を全社員に伝える場合、メールの方が効率的なこともあります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。陶磁器同関連製品の取引先や顧客との重要なやり取りは、メールなどで行うことが望ましいです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。陶磁器同関連製品を扱う企業では、プロジェクトごとに特化したコミュニケーションが必要な場合が多いため、チャットに特化したタイプが適していることが多いです。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。陶磁器同関連製品を扱う企業では、取引先や顧客とのコミュニケーションが重要です。以下の2つのパターンがあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。例えば、新製品のデザインについて外部デザイナーと意見交換をする場合に便利です。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。例えば、重要な取引先とのやり取りを組織的に管理することができます。

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他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。陶磁器同関連製品を扱う企業では、以下の連携が特に役立つでしょう。 ・web会議システム 製品のデザインや製造工程の打ち合わせをスムーズに行うために、web会議システムとの連携が重要です。 ・タスク管理ツール 製造工程や販売計画の進捗管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されることで、迅速な意思決定が可能です。 これらのポイントを考慮して、陶磁器同関連製品を扱う企業に最適なビジネスチャットツールを選びましょう

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