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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。研磨材・同製品の業界においても、製品情報の共有やプロジェクトの進行管理、顧客とのコミュニケーションをスムーズに行うためにビジネスチャットは非常に有用です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、機密性の高い研磨材の製品情報を安全に共有することが可能です。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

研磨材・同製品の開発や販売には迅速な対応が求められるため、ビジネスチャットは非常に有効です。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。例えば急ぎの製品サンプルの発送指示や顧客からの緊急な問い合わせに即座に対応できます。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。研磨材・同製品の業界では、製品の仕様変更や新しいプロジェクトの進行状況を一元的に管理することができ、生産効率を大幅に向上させることができます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、新しい研磨材の製品特性や顧客からのフィードバックに関する情報を共有する際、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

研磨材・同製品の業界においても、メールとビジネスチャットにはそれぞれ向き不向きがありますが、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。研磨材のプロジェクトメンバー全員に連絡をする場合、工夫が必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。研磨材の製品仕様書や契約書など、正式な文書は依然としてメールや他の公式な手段でやり取りすることが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。研磨材・同製品の業界では、他のツールとの連携が重要となるため、連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を一つのツールで賄うことができるため、ワンストップで業務を管理したい場合に適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。研磨材・同製品の業界では、顧客やサプライヤーとの円滑なコミュニケーションが重要です。以下の2つのパターンがあります。 トークルーム作成型: 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型: 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。研磨材・同製品の業界では、以下の連携が特に有効です。 web会議システム: 緊急の製品仕様変更や顧客との打ち合わせに迅速に対応。 タスク管理ツール: 製品開発プロジェクトの進行管理。 ワークフローシステム: 承認プロセスの効率化。 勤怠管理システム: 労働時間の管理。 経費精算システム: 経費管理の効率化。 チャットボット: FAQ対応や製品情報の即時提供。 メールソフト: 重要な連絡の一元管理。 受付システム: 来客対応の効率化。 これらの連携を通じて、研磨材・同製品の業務効率を大幅に向上させることができます

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