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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に製鋼・製鋼圧延業のような大規模で多部門が関与する業界において、迅速で効率的なコミュニケーション手段は非常に重要です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

製鋼・製鋼圧延業では、現場とオフィス間での迅速な情報伝達が求められます。メールと比較すると、ビジネスチャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。製鋼・製鋼圧延業では、製造プロセスの進捗状況、設備のメンテナンス情報、品質管理データなど、多岐にわたる情報が必要です。これを一元化することで、業務の効率が大幅に向上します。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。製鋼製鋼圧延業でも、特定の製品ラインや技術トピックに基づいたディスカッションが容易に行えます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、製鋼・製鋼圧延業のような伝統的な業界では、儀礼的なコミュニケーションが重視される場合があります。この場合、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、1対1のメッセージを複数人に送りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。製鋼・製鋼圧延業では特に、プロジェクトごとのグループチャットや部門ごとのコミュニケーションが重要になるため、大人数への連絡手段についても検討が必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。製鋼製鋼圧延業では、契約の取り交わしや重要な決定事項など、記録として残す必要があるコミュニケーションも多いため、これらの場面ではメールや他のドキュメント管理ツールとの使い分けが重要です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。製鋼・製鋼圧延業では、現場作業員から管理職まで幅広い層が利用するため、どちらのタイプが自社に適しているかを慎重に検討する必要があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。製鋼・製鋼圧延業では、サプライヤーやクライアントとのコミュニケーションも重要であり、これらの機能が必要となる場合があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。製鋼・製鋼圧延業では、多拠点間の会議やクライアントとの打ち合わせが頻繁に行われるため、これらの機能が特に役立ちます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。製鋼・製鋼圧延業では、多くのプロジェクトや製造ラインが同時進行で動いているため、タスク管理ツールとの連携が重要です。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。製鋼・製鋼圧延業でも、資材の発注や工程の承認など、多くのワークフローが存在するため、これらの通知がチャットに集約されることで効率が向上します。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。製鋼・製鋼圧延業では、シフト制や24時間体制の勤務が一般的であり、勤怠管理システムとの連携が特に重要です。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。製鋼・製鋼圧延業では、現場での出張や資材購入が多いため、経費精算システムとの連携が役立ちます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。製鋼・製鋼圧延業のような大規模施設では、来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます

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