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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、表面処理鋼材製造業においても社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外の顧客やサプライヤーとのコラボレーションにも活用できます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定や特定のプロジェクトメンバー同士でメッセージの交換が可能な製品もあります。特に多くの工程や品質管理が求められる製造業において、リアルタイムでの情報共有は非常に重要です。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられます。表面処理鋼材製造業では、迅速な対応が求められる現場が多く、チャットを利用することで送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。表面処理鋼材の製造プロセスや品質管理に関する情報も、ビジネスチャットだけで確認できるため、効率的な業務運営が可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、品質管理や生産プロセスに関する特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、表面処理鋼材製造業のような伝統的な業界では、儀礼的なコミュニケーションが多いため、チャットが馴染まないケースもあります。そのため、適切な使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、製造ライン全体への一斉連絡を行いたい場合、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、品質管理の結果や製造プロセスに関する記録を残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。表面処理鋼材製造業では、特に品質管理や生産管理ツールとの連携が重要となるため、チャットに特化したタイプが適している場合があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。例えば、サプライヤーや顧客との連絡を円滑に行うためには、社外とのやりとりがスムーズにできるチャットツールを選ぶことが重要です。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。鋼材の供給元や顧客とのプロジェクトごとにトークルームを作成することで、情報が整理されます。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。製造業に特化した他カテゴリのツールとの連携が重要です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。特に品質検査や生産会議などで利用されます。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。製造プロセスの各ステップを管理するために有用です。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。チャットを介して申請や承認などをできるようになる製品もあり、製造工程の効率化に役立ちます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます

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