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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に鍛鋼・鍛工品製造業においては、製造プロセスや品質管理の情報共有が迅速に行えることが求められます。ビジネスチャットはアカウント管理機能を持ち、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、製造ラインの現場作業者と管理者間の密な連携が可能になります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。鍛鋼・鍛工品製造業では、現場での迅速な意思決定や問題解決が求められるため、ビジネスチャットの導入は非常に有効です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。鍛鋼・鍛工品製造業では、製造工程管理システムや品質管理システムと連携することで、各工程の進捗や品質不具合の情報をリアルタイムで確認でき、全体の状況を把握しやすくなります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。鍛鋼鍛工品製造業では、特定の製品や製造プロセスに関する議論を行い、問題解決や改善策を迅速に共有することが容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。鍛鋼・鍛工品製造業では、特に技術的な資料や正式な報告書はメールで送付し、日常的な連絡や緊急連絡はチャットで行うといった使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、製造現場の全従業員に一斉通知を行いたい場合、メールのBCC機能を利用する方が効率的です。しかし、ビジネスチャットでも専用の通知チャンネルを活用することで対応可能な場合もあります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。鍛鋼鍛工品製造業では、契約や品質保証に関する重要な連絡はメールを利用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。鍛鋼・鍛工品製造業では、製造管理や品質管理と連携するため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが有利です。一方で、業務全体を統合管理する場合は、グループウェアタイプも検討の価値があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。鍛鋼・鍛工品製造業では、サプライヤーや顧客との連絡も多いため、以下の2つのパターンを考慮します。 トークルーム作成型：LINEやChatworkなど。社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。一つのアカウントですべての情報を見ることができるため、管理がしやすいです。 ゲスト参加型：Microsoft Teams、Slackなど。組織にゲストを招待し、参加させることができます。情報が組織に紐付くので整理しやすいです。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。鍛鋼・鍛工品製造業において特に有用な連携は以下の通りです。 **製造管理システム**：製造工程の進捗状況や不具合報告をチャットでリアルタイムに通知。 **品質管理システム**：品質検査結果や改善要求をチャットで共有。 **タスク管理ツール**：製造計画や改善タスクの開始や期限をリマインダーとして通知。 **ワークフローシステム**：承認依頼や決済通知をチャットで通知。 **web会議システム**：遠隔地との会議をスムーズに行えるよう通知。 **勤怠管理システム**：シフトや勤怠の変更をチャットで通知。 **経費精算システム**：経費精算申請の承認依頼や決済通知をチャットで通知。 **チャットボット**：問い合わせ対応や過去の会話の参照をスムーズに行う。 **受付システム**：来客通知をチャットで受け取り、迅速に対応。 ビジネスチャットの導入は、鍛鋼・鍛工品製造業におけるコミュニケーションの効率化と情報共有の迅速化に大いに寄与するでしょう

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