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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。非鉄金属製造業においては、特に異なる部門間や現場と本社間の連絡が頻繁であり、これらの連絡を効率化するためにビジネスチャットは非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。非鉄金属製造業は多くの場合、迅速な対応が求められるため、チャットの導入によりコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、現場の作業員とのやり取りもスムーズになります。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。非鉄金属製造業では多くの異なるシステムやツールが使用されるため、この統合は大きなメリットとなります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、品質管理や生産ラインの改善に関する情報共有が迅速に行え、特定の知識を持つ人を探し出すことも容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。非鉄金属製造業のように、フォーマルな報告書や公式の連絡が頻繁に行われる業種では、特にこの点に注意が必要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。非鉄金属製造業では、大規模なプロジェクトチームや全社員への一斉連絡が必要な場面も多いため、この点を考慮して適切なツールを選ぶことが重要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。非鉄金属製造業においても、法的な要件や品質管理の観点から、フォーマルなコミュニケーションはメールなど他の方法を用いるべきです。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。非鉄金属製造業では、現場での即時連絡が求められるため、チャットに特化したタイプが適している場合が多いです。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。非鉄金属製造業では、サプライヤーや顧客との連絡が頻繁に行われるため、この機能は非常に重要です。また、以下の2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。非鉄金属製造業では、特に以下のシステムとの連携が重要です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます

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