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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に電線・ケーブル製造業では、製造ラインや品質管理、営業部門との連携が求められるため、迅速なコミュニケーション手段が重要です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。特に電線・ケーブル製造業では、製造現場での即時対応が求められる場面が多いため、スタンプや簡潔な返信で迅速なコミュニケーションが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。製造業界では、製品の進捗報告や品質検査の結果、出荷予定など、多岐にわたる情報を一元管理することで、効率的な業務遂行が可能になります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、製造ラインのトラブルや新しい規格に関する情報など、特定の話題ごとにメッセージを集約し、迅速に対応することができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、電線・ケーブル製造業のような伝統的な業界では、儀礼的なコミュニケーションが重視されることが多いため、チャットの利用が馴染まないことも考慮する必要があります。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、製造ライン全体や複数の部門に一斉に通知を行う場合、メールの方が効率的です。チャットでは個別に対応が必要になるため、適切なツールを選ぶことが重要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。特に、品質保証やクライアントとの契約に関するやり取りでは、正式な書類やメールを使用することが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。電線・ケーブル製造業では、製造管理や品質管理など多機能なツールが求められるため、グループウェアタイプの方が適している場合があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。特に、サプライヤーやクライアントとのコミュニケーションが多い業界では、ゲスト参加型のツールが便利です。Microsoft TeamsやSlackなどが該当し、情報の整理がしやすく、セキュリティ面でも安心です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。電線・ケーブル製造業では、以下の連携が特に有効です。 ・web会議システム 製品開発や品質改善の打ち合わせに迅速に参加できます。 ・タスク管理ツール 製造工程や品質管理タスクの進捗をリアルタイムで確認できます。 ・ワークフローシステム 製品の出荷承認や品質検査の結果報告をチャットで受信し、即時対応が可能です。 ・勤怠管理システム 製造現場のシフト管理や勤務時間の打刻を簡単に行えます。 ・経費精算システム 出張費や材料費の精算手続きを効率化できます。 ・チャットボット 製品仕様や技術的な質問に対して迅速に回答を得られます。 ・メールソフト 重要な連絡をビジネスチャットで一元管理し、見逃しを防ぎます。 ・受付システム 来客通知を効率的に管理し、訪問者の待ち時間を短縮します。 これらのポイントを考慮して、電線・ケーブル製造業に最適なビジネスチャットツールを選定することが、業務効率の向上とコミュニケーションの円滑化に寄与します

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