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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。金属製品製造業においては、現場の作業員と管理部門、さらには取引先との迅速な情報共有が求められます。アカウント管理機能により、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

金属製品製造業では、製造ラインの問題や急な仕様変更など、迅速な対応が求められます。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。金属製品製造業では、多様なシステム（生産管理システム、品質管理システムなど）と連携することで、製造ラインの状況や品質問題などの情報を即座に確認できるため、効率的な管理が可能です。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。金属製品製造業では、特定の製品やプロジェクトに関する情報が集約され、問題解決の迅速化や知識の共有が容易になります。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、製造業の現場ではフォーマルな報告書や正式な文書のやり取りが必要な場合もあるため、チャットとメールの使い分けを明確にすることが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。金属製品製造業において、全社員や特定の部門に一斉に情報を伝えたい場合、メールや専用の連絡ツールと併用することが必要です。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。契約関連や重要な取引先とのやり取りは、引き続きメールや正式なドキュメントで行うことが推奨されます。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。金属製品製造業では、製造ラインの管理や品質管理など、特定の機能が必要な場合が多いため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。金属製品製造業では、取引先やサプライヤーとの迅速なコミュニケーションが求められるため、以下の2つのパターンの両方に対応している製品を選ぶと良いでしょう。 ・トークルーム作成型: LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型: Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。金属製品製造業では、以下の連携が特に重要です。 ・web会議システム: 緊急の会議や取引先との打ち合わせが必要な場合に便利です。 ・タスク管理ツール: 製造ラインの進捗管理や品質改善タスクの管理に役立ちます。 ・ワークフローシステム: 承認フローの効率化が図れます。 ・勤怠管理システム: 作業時間の管理やシフトの調整に利用できます。 ・経費精算システム: 経費管理の効率化が可能です。 ・チャットボット: 製造ラインのトラブルシューティングやFAQ対応に利用できます。 ・メールソフト: 重要な連絡をチャットに集約することで、コミュニケーションの一元管理が可能です。 ・受付システム: 訪問者の管理と担当者への通知が迅速に行えます。 これらのポイントを踏まえて、金属製品製造業に最適なビジネスチャットツールを選定してください

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