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ビジネスチャットとは?

更新:2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に暖房・配管附属品製造業においては、製造現場とオフィス、さらには取引先とのリアルタイムな情報共有が求められます。ビジネスチャットはアカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、品質管理や納期調整など、重要なコミュニケーションが迅速に行えます。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。暖房・配管附属品製造業では、製造ラインでのトラブルや急な変更に対する迅速な対応が必要です。このスピードアップにより、現場からの報告や指示が即座に伝えられ、問題解決が迅速に行えます。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。例えば、製造スケジュール、在庫状況、品質検査の結果などが一元的に管理されることで、効率的な業務運営が可能になります。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。暖房配管附属品製造業では、技術的な問題や新製品の仕様変更など、特定のテーマに対する情報共有が重要です。この機能により、関連する知識や経験を持つ社員を迅速に見つけ出し、問題解決に繋げることができます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的なコミュニケーションが求められる場面や、正式な文書として記録を残す必要がある場合には、メールが適しています。暖房・配管附属品製造業でも、取引先との正式な契約や重要な通知はメールを活用するのが良いでしょう。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、製造ライン全体に向けた緊急の連絡や指示は、メールや他の一斉通知システムを使用する方が効率的です。ビジネスチャットは、特定のチームやプロジェクトメンバー間での迅速なコミュニケーションに適しています。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。暖房配管附属品製造業においても、品質保証に関する重要な証拠や契約事項などは、信頼性の高い方法で記録するようにしましょう。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。暖房・配管附属品製造業では、製造工程の管理やプロジェクトの進捗管理が重要です。チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。そのため、グループウェアタイプは制限がある傾向があります。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。代表的な他カテゴリは以下です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。製造業では、設計部門と製造部門、さらにはサプライヤーとの会議が頻繁に行われるため、スムーズな連携が求められます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。製造工程の進捗管理や品質管理のタスクを効率的に行うことができます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。製造業においても、部品の発注や工程の変更など、迅速な承認が必要な場面で便利です。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。製造現場のシフト管理や出退勤の確認がスムーズに行えます。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。業務に関する費用の管理が効率的に行えます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます。製造業でも、取引先やサプライヤーの訪問が多い場合に便利です

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